Wraz z rozwojem firmy, dokumentów stale przybywa. Tworzy się chaos, który w żadnej mierze nie jest twórczy. Praca z każdym dniem jest coraz mniej wydajna, staje się męcząca. Poszukiwania niezbędnej dokumentacji stanowią niepotrzebną strata czasu. Czy w takiej sytuacji zwykłe uporządkowanie dokumentów wystarczy? Na krótko tak. Na dłuższą metę warto jednak poszukać lepszego rozwiązania.
Zazwyczaj firmowe „papiery” – finansowe, pracownicze, umowy – przechowywane są w różnych szafkach, szufladach, na półkach. Umieszczamy je tam układając je w teczkach, koszulkach, segregatorach, biurkowych kuwetach. Dodatkowo oznaczamy je etykietami samoprzylepnymi, stosujemy różne sortery. Wygląda to pięknie. Zazwyczaj sprawdza się przy bieżącej działalności firmy. Z każdym miesiącem jednak dokumentów, które muszą być archiwizowane, przybywa. I tu takie doraźne działania, niestety, nie sprawdzają się. Co robić z umowami, fakturami, pismami, których nie można się pozbyć?
Archiwum – miejsca brak
Można oczywiście generować kolejne miejsce na tradycyjne, firmowe archiwum. Można też je przechowywać zewnętrznie. To jednak kosztuje. Ponadto może tak się zdarzyć, że dokument sprzed kilku lat będzie potrzebny natychmiast. Jakie jest rozwiązanie tego problemu? Odpowiedzią jest elektroniczna archiwizacja. Dokumentacja przechowywana jest w bezpiecznej chmurze. Dostęp do niej dla osób uprawnionych jest natychmiastowy – jedynie potrzebny jest dostęp do Internetu. Nie jest potrzebny do tego komputer czy nawet laptop, wystarczy – w razie konieczności – zwykły smartfon.
Jak się do tego zabrać?
Zaczynamy oczywiście od firmy, która oferuje taką usługę. Dla nas, system Ebi 24 to optymalny wybór. Dlaczego? Do e-archiwum można nie tylko przesyłać bieżącą dokumentację, ale zamówić także digitalizację zasobów tradycyjnego archiwum – skanowanie, przetwarzanie na formę cyfrową i wprowadzanie ich do systemu. Dokumenty zebrane na platformie można segregować, tworzyć foldery, opatrywać etykietami, jak również opisywać dodatkowymi polami. Tak samo jak w przypadku zwykłej obsługi dokumentów można tworzyć wzajemne powiązania (przykładowo oferta – umowa – zamówienie – rozliczenie – faktura). Wszystkie dane wprowadzone w czasie obsługi i przetwarzania dokumentów, takie jak powiązania, opisy i inne, zostają zachowane w momencie ich archiwizacji.
Dlaczego warto?
Elektroniczne archiwum to nie tylko porządek, ale przede wszystkim znaczne ułatwienie dotarcia do poszukiwanej informacji, która już uprzednio została zarchiwizowana. Funkcja zaawansowanego wyszukiwania pozwoli odnaleźć każdy, choćby najstarszy dokument w kilka sekund. Do dokumentów z e-archiwum, tak samo jak do innych dokumentów, ma dostęp każdy użytkownik konta zgodnie z przyznanymi mu uprawnieniami, z każdego miejsca i urządzenia o każdej porze.
Ebi 24 daje dodatkową gwarancję bezpieczeństwa zachowania dokumentów na długie lata, chroni przed ich utratą z tak prozaicznych powodów jak zalanie, pożar czy kradzież. Jest to też pełna gwarancja bezpieczeństwa, że do dokumentów mają dostęp tylko uprawnione osoby.
Obsługa jest szybka i wygodna. Zaledwie przy pomocy kilku kliknięć można wysyłać wskazany dokument określonej osobie na jej prośbę lub żądanie (np. świadectwa pracy, umowy zatrudnienia czy PIT-u).
Jak się zabrać do elektronicznej archiwizacji? Zacznij od REJESTRACJI
