Digitalizacja dokumentów wyprze twórczy bałagan?
Kto ma tendencje do tworzenia tzw. twórczego nieładu na biurku wie czym to się zazwyczaj kończy… Nerwowym poszukiwaniem niezbędnego akurat tu i teraz dokumentu, czy przeczesywaniem biurkowych zbiorów w celu odnalezienia niezbędnych dla księgowości faktur. Czy można coś z tym zrobić, niekoniecznie zmieniając swoje lekko bałaganiarskie nawyki? Rozwiązanie jest proste – digitalizacja dokumentacji.
Kolejne umowy, wydruki, kopie, a do tego często faktury… W wersji pesymistycznej – zalegają na biurkach. W wersji nieco bardziej optymistycznej – uporządkowane w segregatorach. Niezależnie jednak w obu wersjach – zabierają coraz więcej przestrzeni. Wyrzucić ich się nie da – niezbędne są m.in. do rozliczeń czy urzędowej kontroli. Jedynym sensownym rozwiązaniem wydaje się być ich zdigitalizowanie – dokumentacja firmowa i finansowa będzie zachowana, a do tego ze stałym i szybkim dostępem do niej. Jakie są dodatkowe korzyści z przeprowadzenia tego procesu?
- Trwałość – dzięki zastosowanym technologiom dokumenty zachowują wysoką jakość, otrzymują kompaktową wielkość, a zawarte w nich treści zostają odpowiednio zindeksowane. Nie grożą im tzw. czynniki losowe jak np. pożar czy przypadkowe zniszczenie.
- Dostęp – faktury czy umowy, bieżące jak i archiwalne, są „na wyciągnięcie ręki”. Wystarczy zalogować się na swoje indywidualne konto i o każdej porze, i z każdego miejsca (z Internetem) mieć możliwość przejrzenia czy przesłania dalej niezbędnej dokumentacji.
- Bezpieczeństwo – dzisiaj to bardzo ważna kwestia. Istotne jest takie zabezpieczenie, które gwarantuje, że nikt niepowołany nie będzie mógł się z nimi zapoznać. Z jednej strony – tak jak na platformie Ebi 24 – dostęp do zbiorów mają tylko upoważnione przez osoby, z drugiej – system gwarantuje bezpieczeństwo na poziomie porównywalnym do systemów bankowych. System wykorzystuje certyfikat SSL za pomocą 256-bitowego klucza, który szyfruje dane przesyłane drogą elektroniczną pomiędzy serwerem a użytkownikiem i uniemożliwia przechwycenie poufnych informacji. Istnieje także możliwość zabezpieczenia danych indywidualnym kontem PUK, które dodatkowo daje gwarancję, że do Twoich danych i dokumentów nie ma możliwości dostępu i ich odzyskania żadna niepowołana osoba.
- Integracja – w tym przypadku oznacza to obejście szerokim łukiem comiesięcznych wizyt w biurze rachunkowym. Faktury stworzone i przechowywane w takim systemie jak wspomniany powyżej Ebi 24 są skatalogowane w jednym miejscu i przesyłane do księgowych drogą elektroniczną. Aby jeszcze bardziej ułatwić taką współpracę można stworzyć specjalny dostęp do dokumentów księgowych dla osób obsługujących firmowe finanse.
