RODO zacznie obowiązywać 25 maja (!). Zostało niewiele dni, więc warto skorzystać ze sprawdzonych systemów, takich jak EBI24 – system elektronicznego zarządzania dokumentami. EBI24 to najprostszy sposób na szybkie i bezpieczne wdrożenie RODO.
W przeszłości GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych), a już za kilka dni RODO, czyli ujednolicone w Unii Europejskiej rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych, obowiązywać będzie wszystkich przedsiębiorców i pracowników małych, średnich i dużych firm. A więc już wkrótce wszelkie informacje za pomocą których można zidentyfikować osobę, trzeba będzie przechowywać na zabezpieczonych serwerach. W najbliższych dniach z większości zarzuconych papierami biurek zapewne znikną dokumenty, skany faktury, umowy, a z pulpitów komputerów arkusze kalkulacyjne Excel z danymi klientów.
RODO ujednolica przepisy, ale też zmienia sposób myślenia o ochronie danych osobowych. Założenie jest takie, że administratorzy mogą zbierać wyłącznie te dane, które są im potrzebne do wykonania konkretnego zadania w określonym czasie. Dodatkowo, tzw. przetwarzanie danych, czyli wszelkie czynności takie jak wprowadzanie danych do systemu, aktualizowanie bazy, kasowanie kontaktów, przesyłanie adresów mejlowych itd. podlegać będą szczególnej ochronie zgodnie z wymogami RODO. Za nieprzestrzeganie nowych przepisów przewidziane są wysokie kary do 20 mln euro lub 4 procent całego obrotu firmy.
EBI24 od samego początku spełniał wymogi RODO. W związku ze zmianą przepisów rozszerzył swoją ofertę o dodatkowy pakiet dokumentów prawnych – są to: szczegółowa „check listę” czynności do wykonania, aby wdrożyć RODO; polityka ochrony danych (zawierająca techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych wraz z praktycznymi rozwiązaniami wykorzystania systemu przetwarzania danych EBI24), wzór rejestru czynności przetwarzania danych i rejestr kategorii czynności przetwarzania, a także wzór zgody o powierzenie przetwarzania danych osobowych.
Roczny abonament do systemu EBI24 wraz z pakietem w/w dokumentów prawnych pomocnych przy wdrożeniu RODO wynosi 2900 zł netto. Szczegółowe informacje dot. funkcjonalności systemu EBI24 / RODO TUTAJ
Wszystkie dokumenty, które firma wprowadza do systemu EBI24 (faktury, umowy, zamówienia) zawierają dane osobowe i są przechowywane na bezpiecznym, profesjonalnym serwerze. Dokumenty są przesyłane zaszyfrowanym kanałem w postaci linków do dokumentów. Nasz system pozwala określić do jakich dokumentów ma dostęp konkretny pracownik i w jakim czasie, a historia jego „wejść i wyjść“ oraz działania w systemie jest automatycznie zapisana – wyjaśnia Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI24.
