Praca zdalna – home office ma to do siebie, że m.in. możemy swobodniej dysponować czasem. A może da się wygospodarować jeszcze trochę więcej wolnego czasu? Nie namawiamy oczywiście do odkładania obowiązków na później. Raczej szukamy odpowiedzi co zrobić, aby pracę wykonać szybciej i mniejszymi kosztami… Dzisiaj mała podpowiedź dla księgowych.
Praca księgowych to w dużej mierze „wklepywanie” danych z dostarczonych faktur. Zajęcie bardzo czasochłonne, wymagające maksymalnej uwagi i skupienia. Średnio takich dokumentów – przy dobrym tempie pracy – księgowy może wpisać około 60 na godzinę. Zakładając oczywiście pracę non stop, bez pomyłek. A wiadomo, że z czasem poziom uwagi ulega obniżeniu i łatwiej o błąd. Jego poprawa zajmuje, niestety, czas. I czas pracy ulega wydłużeniu. A stos faktur zdaje się nie maleć. Jeśli mamy do czynienia z biurem księgowym, które obsługuje wiele firm, to może to oznaczać zatrudnienia kolejnych osób, które będą się tym zajmować. A co za tym idzie, oznacza to wyższe koszty prowadzenia firmy rachunkowej.
Można szybciej?
Powstaje więc pytanie czy tak ma być zawsze? Niekoniecznie. Odpowiedzią są nowoczesne technologie, które tak żmudną, ale i odpowiedzialną pracę wykonują za ludzi. My sprawdziliśmy, jak działa system do obsługi faktur i elektronicznego obiegu dokumentów Ebi 24. Jest prosty i intuicyjny. Co najważniejsze dla księgowych posiada narzędzie, które zdalnie zaczytuje i uzupełnia w systemie dane z papierowej faktury. Co to oznacza? Przyspiesza pracę Twoją i twoich pracowników, zwiększa liczbę kontrahentów i usprawnia proces przekazywania dokumentów do księgowania. Szacuje się, że zamiast 60 wspomnianych faktur, można tak obsłużyć 120 dokumentów w godzinę.
Jak działa elektroniczna wymiana dokumentów?
Aby elektroniczna wymiana dokumentów była możliwa, oprogramowanie, z jakiego korzystają obie firmy, najlepiej, aby było ze sobą zintegrowane. Jeżeli więc biuro rachunkowe oraz jego klient używają w swojej pracy programu Ebi 24, wystarczy kilka minut, by przekazać między nimi nieograniczoną ilość dokumentów. Klient biura raz na jakiś czas (np. raz dziennie, raz w tygodniu – zależnie od indywidualnych ustaleń z biurem) eksportuje dokumenty. Biuro księgowe z kolei zaczytuje dane z przekazanych plików. Faktury nie wymagają już żadnej ingerencji ze strony biura. Są one przechowywane w systemie, co umożliwia ich szybkie rozliczanie.
Czy księgowy będzie też zadowolony?
Wiele na to wskazuje. Biuro rachunkowe dzięki takiemu programowi:
- znacznie obniża koszty obsługi klienta
- pracownicy mogą być oddelegowani do innych zadań
- nie ma problemu z zagubionymi fakturami
- minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.
