Świat biznesu wciąż się zmienia, a dynamika jego rozwoju jest ogromna. Na rynku pojawiają się kolejne, innowacyjne narzędzia, które pozwalają ograniczyć lub wyeliminować niepotrzebne procesy. Czy jednym z takich zbędnych elementów jest również drukowanie i archiwizacja faktur?
Prowadząc mikro lub małą firmę bardzo często decydujemy się na samodzielne radzenie sobie z księgowością. Jednym z podstawowych dokumentów z jakimi mamy wówczas do czynienia jest faktura. Na podstawie faktur przedsiębiorstwa tworzą ewidencje przychodów. W zależności od tego w jakiej formie odprowadzana jest zaliczka na podatek dochodowy, dane z faktury ujmowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli jesteśmy czynnymi podatnikami VAT, równolegle z ewidencją przychodów, zobowiązani jesteśmy prowadzić rejestry sprzedaży i zakupów VAT. Na ich podstawie generowane są deklaracje VAT, które następnie składamy do odpowiedniego urzędu skarbowego.
Jako przedsiębiorca gromadzimy dokumenty sprzedażowe i kosztowe (faktury, rachunki, zlecenia, zamówienia, umowy, dokumenty WZ i PZ) i inne, np. bilety, paragony. Pamiętając o obowiązku przechowywania przez 5 lat wszystkich dokumentów księgowych, licząc od końca roku podatkowego, zapełniamy papierami kolejne segregatory. Czy jednak panujące wciąż w wielu firmach przeświadczenie o konieczności przechowywania faktur w wersji drukowanej pokrywa się z prawdą?
Zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania. Według tych przepisów, wystawione bądź otrzymane faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i e-faktury. Oznacza to, że nie ma obowiązku drukowania faktur elektronicznych. Ponadto zeskanowane faktury papierowe również mogą być przechowywane w formie elektronicznej.
Warto pamiętać, że obowiązek drukowania KPiR został uchylony rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 7 kwietnia 2016 roku. W przypadku prowadzenia księgi w formie elektronicznej warunkiem uznania jej za prawidłową jest m.in. przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony. Dokumentami, które póki co należy drukować są m.in raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej, a także ewidencja przebiegu pojazdu.
Drukowanie większości dokumentów to nie tylko marnotrawienie cennego miejsca i przestrzeni, ale także niepotrzebne koszty. Aby tego uniknąć wystarczy zapisać potrzebne materiały w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie, najlepiej wykorzystując do tego elektroniczny system zarządzania dokumentami.
