W myśl przepisów ustawy o rachunkowości, dekretacja to wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Jak jednak dekretować e-fakturę? Na szczęście ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie pewnych uproszczeń, jeżeli wynika to z zastosowanej techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Według przepisów ustawy o rachunkowości, aby dowód księgowy mógł być ujęty w księgach rachunkowych musi być on rzetelny i kompletny, tym samym konieczne jest jego sprawdzenie pod kątem merytorycznym i formalnym, a także określenie, czy jest on wolny od błędów rachunkowych. Kolejnym działaniem jest dekretacja, czyli zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych w określony sposób (Wn konto, Ma konto, kwota) i w określonym czasie. A następnie zamieszczenie podpisu osoby dokonującej kontroli dokumentu.
Jeżeli ewidencja księgowa firmy odbywa się w oparciu o ustawę o rachunkowości, dotyczy to np. spółek z o.o. – dekretacja dokumentów księgowych jest obowiązkowa. Trudno jednak dokonać tego bezpośrednio na dowodzie, jeśli mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym. Szczęśliwie dla rozwoju księgowości elektronicznej w art. 21, ustawa o rachunkowości wskazuje, że dekretacja dokumentów księgowych nie musi być dokonana wprost na dowodzie księgowym. Jeżeli system pozwala na wydruk dekretu zawierającego informacje o sposobie ujęcia każdego dokumentu w księgach rachunkowych, a także umożliwia zamieszczenie innych informacji pozwalających na powiązanie wydruku z dowodem księgowym, np. fakturą elektroniczną, w takim przypadku możliwe jest odstąpienie od obowiązku jego ręcznego dekretowania.
