Obrót fakturami, wystawianymi w klasycznej, papierowej formie powoli odchodzi do lamusa. Zarządzanie nimi jest po prostu czasochłonne, skomplikowane i – co ważne – co raz mniej bezpieczne. Co zrobić aby ułatwić  życie sobie i partnerom biznesowym? Najlepiej działać tak jak większość europejskich przedsiębiorców i skorzystać z elektronicznego systemu zarządzania fakturami. W Polsce taką możliwość daje m.in. platforma EBI24.

System EBI24 to nowoczesna, intuicyjna platforma elektronicznej wymiany faktur pomiędzy firmami. Platforma pozwala na generowanie i bezpieczne wysyłanie np.: faktur VAT, rachunków, faktur zaliczkowych, faktur proforma, faktur korygujących, faktur uproszczonych. Pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej, przechowywanie ich oraz eksportowanie do programów księgowych. Co istotne obsługuje również inne dokumenty np. zlecenia, czy zamówienia. Monitoruje koszty i przychody, a także rozliczenia z fiskusem. Umożliwia kreowanie raportów według potrzeb. Fakturę za pomocą systemu można szybko przesłać ze smartfonu czy tableta w każdym momencie, z każdego miejsca gdzie funkcjonuje połączenie internetowe.

Platformy podobne do systemu EBI24 są oczywiście dostępne na naszym rynku. Jednak to co odróżnia tę aplikację  od innych tego typu programów to m.in.: elektroniczne potwierdzenie odbioru, obsługa faktur korygujących, pełnoprawne archiwum elektroniczne, bezpośredni dostęp dla biura rachunkowego (tworzenie uprawnień użytkowników), przy jednoczesnym braku konieczności dostarczania wersji papierowych dokumentów do księgowej.

E-faktura a bezpieczeństwo i pewność wysyłki

Korzystając z systemu EBI24 wystawca wie, czy faktura dotarła, otrzymuje bowiem potwierdzenie odbioru. Jeśli jest taka potrzeba, może łatwo i szybko wystawić fakturę korygującą. Odbiór i zatwierdzenie faktury korygującej to kwestia zaledwie kilku chwil – tyle ile dociera mail do odbiorcy. Jeśli faktura nie została zapłacona w terminie, system też o tym poinformuje.

W dużych firmach już teraz często obowiązuje standard elektronicznej wymiany danych, tzw. EDI (z ang. Electronic Data Interchange). W tym standardzie wysyłane są e-faktury. Platforma EBI24 pracuje w nim – wysyła faktury, a gdy taki dokument trafi do systemu, zostanie poprawnie wyświetlony.

Warto też wiedzieć, że jeśli korzystamy z systemu EBI24, a nasz odbiorca jeszcze go nie posiada, to i tak możemy wysłać mu e-fakturę. Po prostu kontrahent  dostanie zaszyfrowany link do dokumentu.

Wszystko co się wiąże z obrotem pieniądzem musi być też bardzo bezpieczne. I o też bardzo zadbali twórcy platformy. Potwierdzenie odbioru i szyfrowane przesyłanie faktur to jest coś, o co EBI24 bardzo dba. Funkcjonalności bezpieczeństwa są niezwykle przydatne zwłaszcza teraz, gdy zmieniły się przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i weszło unijne rozporządzenie tzw. RODO. W świetle RODO wysyłanie faktur mailem to przeżytek, bo nie jest wystarczająco bezpieczne – zwraca uwagę Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI24.

Wymierne korzyści, jakie zyskujemy za pomocą EBI24

Plusów „elektronicznego biura” jest wiele, począwszy od tego, że zwalnia nam się fizyczne miejsce. Dokumenty łatwiej znaleźć, ryzyko zaginięcia lub uszkodzenia jest znacznie mniejsze. Dokumenty są bezpieczne i jeszcze na dodatek możemy monitorować kto, np. który nasz pracownik, ma dostęp do konkretnych dokumentów w konkretnym czasie – mówi Jacek Bartnik.

Klienci, którzy już zaufali platformie EBI24, wśród zalet stosowania e-faktur w tym systemie wymieniają m.in.

  • nadanie konkretnej osobie dostępu tylko do określonych dokumentów i na określony czas.
  • możliwość powiązania dokumentów ze sobą np. faktury z fakturą korygującą, czy faktur z zamówieniami,
  • szybki eksport faktur do biura rachunkowego i programu księgowego,
  • pobieranie danych kontrahenta do faktury z bazy CEIDG, czy generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (zarówno JPK Faktura i JPK Magazyn).
  • możliwość skorzystania z modułów analitycznych, które tworzą raporty pokazujące np. koszta czy rentowność biznesu
  • zwiększoną świadomość finansową przedsiębiorcy poprzez widoczność, która faktura już jest zapłacona a która nie.

Kto skorzysta na e-fakturach?

EBI24 sprawdzi się m.in. w agencjach nieruchomości, agencjach marketingowych, firmach z branży IT, biurach tłumaczeń, agencji ubezpieczeniowych, firmach transportowych, kancelariach prawnych i wielu innych. Bardzo przydatna będzie także przy prowadzeniu rozliczeń gospodarstw rolnych. Platforma jest również pomocna osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą – doradcom, konsultantom, freelancerom itd.

Nasza platforma jest dedykowana małym i średnim firmom, niezależnie od rodzaju działalności. Każdy przedsiębiorca bowiem potrzebuje mieć porządek w fakturach, możliwość ich bezpiecznego przechowywania i archiwizowania. Każdemu też przyda się funkcja raportowania to jest tworzenia i zbierania raportów z prowadzonej działalności – mówi Jacek Bartnik.

Jak proste i intuicyjne jest korzystanie z platformy EBI24 przekonacie się na http://www.ebi24.pl/funkcjonalnosci/obsluga-faktur