Elektroniczny obieg dokumentów to dzisiaj już nie nowość, ale usługa, która na stałe zagościła w biznesie. Czym się kierować przy wyborze tego rozwiązania? Przedstawiamy 5 zasad, które warto mieć na względzie podejmując decyzję.
Obieg dokumentów w formie elektronicznej, narzędzie oferowane przez Ebi 24, ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz poprawia wydajność pracy w przedsiębiorstwie. Dlaczego? Umożliwia rejestrację dokumentów, ich archiwizację, katalogowanie, porządkowanie lub też tworzenie dokumentów elektronicznych na zapotrzebowanie firmy i przekazywanie ich dalej. Firma oszczędza pieniądze i czas, a pracownicy mają ułatwione wykonywanie zleconych zadań. Aby maksymalnie wykorzystać jego możliwości warto zwrócić uwagę na kilka kwestii.
Elastyczność
Dostawca tego rozwiązania powinien gwarantować możliwość dostosowania się do potrzeb organizacji. – Dopasowanie się do potrzeb klienta jest dla nas bardzo ważne. Nasz system nie jest dedykowany jednej branży. Jest uniwersalny – obsługujemy co prawda głównie małe i średnie firmy, ale mamy także rozwiązania dla korporacji. Z naszych usług korzysta już jeden z większych deweloperów, ale także m.in. firma z branży samochodowej – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający Ebi 24.
Rozwój
Istotne jest, aby system elektronicznego obiegu dokumentu był w stanie rozwijać się razem z firmą i elastycznie dopasowywać do aktualnych potrzeb. Można zacząć od podstawowego pakietu Standard (35 zł/miesięcznie) a w razie zwiększenia się potrzeb w zakresie ilości dokumentów czy liczby użytkowników zmienić abonament na bardziej rozbudowany. Firma, która z sukcesem wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Wychodząc naprzeciw m.in. takim zapotrzebowaniom Ebi 24 wprowadziło produkt Ebi Sign. Jest to system do elektronicznego podpisywania umów i dokumentów. Wystarczy tu smartfon lub tablet oraz rysik. Takie rozwiązanie znakomicie się sprawdza np. w hotelach podczas wypełniania karty meldunkowej, salonach beauty, gdy trzeba wypełnić ankietę czy w przychodniach. Co ważne zarówno elektroniczny obieg dokumentów Ebi 24 jak i elektroniczny podpis Ebi Sign spełniają warunki przepisów o ochronie danych osobowych RODO.
Bezpieczeństwo
Elektroniczny obieg dokumentów jak i ich archiwizowanie w chmurze muszą spełniać wysokie normy bezpieczeństwa. W Ebi 24 dostęp do konta jest objęty gwarancją najwyższego wymiaru zabezpieczenia podobnego do tych stosowanych przez elektroniczne systemy bankowe. System wykorzystuje certyfikat SSL za pomocą 256-bitowego klucza, który szyfruje dane przesyłane drogą elektroniczną pomiędzy serwerem a użytkownikiem i uniemożliwia przechwycenie poufnych informacji. Istnieje także możliwość zabezpieczenia danych indywidualnym kontem PUK, które dodatkowo daje gwarancję, że do danych i dokumentów nie ma możliwości dostępu żadna niepowołana osoba. Właściciel firmy sam przydziela dostępy do poszczególnych katalogów programu archiwizacji i obiegu danych zaufanym pracownikom.
Integracja
Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Współpraca z programami księgowymi i systemami bankowymi to w tego rodzaju systemie obowiązek. System EBI24 posiada wiele funkcji, które istnieją w pozostałych programach wsparcia biznesu, takich jak programy do wystawiania faktur, systemy księgowe, CRM, czy ERP. Platforma ma funkcje obsługi faktur, które mogą w pełni zastąpić program do ich wystawiania. W razie konieczności system może być uzupełnieniem dla systemów ERP czy CRM oraz programów finansowych. – Ebi 24 posiada szereg integracji z zewnętrznym oprogramowaniem. W przypadku, gdy na liście dostępnych integracji nie ma danego systemu lub programu, warto się z nami skontaktować i zapytać o możliwość dopasowania – dodaje Jacek Bartnik.
Oszczędność
Narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów daje zyski na wielu płaszczyznach. Kosztowe oraz co jest także bardzo ważne – czasowe i logistyczne. Dokumenty są zebrane w chmurze, dostęp do nich jest możliwy o każdej porze, z każdego miejsca, gdzie jest połączenie z Internetem. Takie rozwiązanie bardzo dobrze sprawdza się np. przy współpracy z biurem księgowym. Ebi 24 daje możliwość szybkiego dostarczania faktur do biura księgowego drogą elektroniczną, co pozwala uniknąć comiesięcznych wizyt w biurze księgowym lub konieczności wysyłania wydrukowanych faktur pocztą. Możliwa jest także integracja z wybranymi programami księgowymi. Dodatkową korzyścią jest brak konieczności drukowania i kopiowania faktur – Ebi 24 eliminuje obowiązek wydruku, co znacznie redukuje koszty ponoszone przez firmę.
