Czy kopia może być oryginałem? Na pewno nie w świecie mody – żadna fashionistka nie zamieni kultowej torebki Chanel 2.55, na jej wierną kopie… Jednak gdy mamy do czynienia z fakturami, sprawa nie jest tak oczywista.
Jesteśmy ciągle przyzwyczajeni do faktur drukowanych w 2 wersjach, z których jedna stanowi oryginał dla kontrahenta, a druga – kopię dla sprzedawcy. Ponadto oczekujemy, że na fakturze znajdzie się pieczątka i podpis, a przecież to już jest anachronizm.
Zgodnie z art. 2, pkt 31 znowelizowanej ustawy o VAT, za fakturę uznaje się dokument w formie drukowanej lub elektronicznej, który zawiera jedynie takie informacje jak:
- numer faktury,
- datę wystawienia,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, o ile data ta różni się od daty wystawienia faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy: nazwy, adresy i numery NIP,
- nazwę sprzedawanego towaru lub usługi,
- ilość sprzedawanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto towaru i usługi,
- kwotę rabatów,
- łączną wartość netto towarów lub usługi,
- stawki podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usługi),
- kwotę należności ogółem.
Co to dla nas oznacza? Aktualnie obowiązujące przepisy nie przewidują obowiązku podpisywania i stawiania pieczątki. Jeżeli wystawiana faktura zawiera wymienione powyżej dane to jest ona w 100% prawidłowa.
– Zgodnie z dzisiejszą legislacją pieczątka i podpis na fakturze to już archaizm, chociaż nie wszyscy o tym wiedzą, dlatego że w obiegu są wciąż stare szablony. Tak samo zresztą wygląda sytuacja dotycząca oryginału i kopii. W nowych systemach nie ma już takiego podziału. Jest faktura i numer. To znaczy, że jest wyłącznie jeden dokument, księgowany po dwóch stronach: u kontrahenta i dostawcy. Na razie Polska zajmuje ostatnie miejsce, jeżeli chodzi o elektroniczne fakturowanie, ale to się zmienia i będzie zmieniać – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający w firmie EBI24, która proponuje system w zakresie automatycznej obsługi faktur, umów, raportów, przelewów oraz archiwizacji.
Format faktury zależy od preferencji użytkownika, jednak wystawiając fakturę elektroniczną musimy wybrać taką formę dokumentu, która umożliwi drugiej stronie bezproblemowe zapoznanie się z nim. Uwzględniając wszystkie zalety e-faktury, w tym szybkość i wygodę jej wystawiania, jak również łatwość dostępu do dokumentacji elektronicznej z praktycznie każdego miejsca na ziemi, nie musimy chyba nikogo do formy elektronicznej przekonywać. Czas uwolnić się ze starych przyzwyczajeń!
