Kierowanie zespołem pracującym zdalnie może być ogromnym wyzwaniem. Nie jest łatwe dostosować się do takich zasad ani pracownikom, ani pracodawcy. Na co należy zwrócić uwagę, aby praca zespołowa przebiegała sprawnie mimo znacznej odległości a wyniki były satysfakcjonujące dla wszystkich?
Praca zdalna jeszcze przed wybuchem epidemii zdobywała coraz więcej zwolenników. Teraz, w takiej sytuacji przymusowo znalazło się wielu z nas, nie tylko w Polsce, ale i na świecie. Osoba zarządzająca zespołem musi więc sięgnąć po odpowiednie narzędzia i metody, które będą gwarantować efektywną pracę w formie rozproszonej.
Kontakt online
Podczas pracy w formie rozproszonej kontakt jest sprawą kluczową. Rozmowy telefoniczne, spotkania na zoomie czy skypie zapewniają, że wymiana informacji jest płynna. Przewagą wideokonferencji jest niewątpliwie fakt, że współpracownicy mogą siebie też widzieć – co obecnie w mocno ograniczonym kontakcie bezpośrednim jest bardzo istotne. Zapewnia to poczucie dalszej wspólnoty firmowej. Wspólnie też można wówczas omówić pojawiające się problemy, choćby natury technicznej czy organizacyjnej – niektórzy mogą mieć problem z godzeniem home office z opieką nad dziećmi. lub telefonicznego. Dla szefa zespołu taka forma spotkania na wizji, to także znakomita możliwość wzmocnienia swojego przekazu za pomocą mowy ciała czy zwykłego uśmiechu. A to też jest potrzebne!
Home office – narzędzia do efektywnej pracy
Maile i wideokonferencje to podstawa pracy zdalnej. Jednak też niezbędne są inne narzędzia, dające np. zdalny dostęp do niezbędnych do pracy dokumentów, umów, faktur. Teraz korzystanie z firmowego, papierowego archiwum stało się w większości przypadków niemożliwe. Bezpieczeństwo jest sprawą priorytetową. Dlatego te firmy, które zdecydowały się na e-archiwum i elektroniczny obieg dokumentów są w komfortowej sytuacji. Pracownicy zdalnie otrzymują indywidualne uprawnienia w jakim zakresie mogą pobierać dokumentację. Dzięki temu z każdego miejsca i o dowolnej godzinie mogą pobrać niezbędny do pracy dokument. Sami także w bezpiecznej chmurze umieszczają zawarte umowy czy wystawione faktury. Do tych czynności nie angażują innych. Wszystko robią indywidualnie z poziomu laptopa czy smartfona. Takie rozwiązanie – wprowadziło je m.in. Ebi24 – daje konkretną przewagę nad tradycyjną wymianą mailową. Nie bez znaczenia jest dodatkowa funkcja Ebi Sign, którą platforma oferuje swoim użytkownikom. Możliwość sygnowania umów na tablecie, za pomocą rysika. Trochę jak w przypadku odbioru przesyłki kurierskiej. Ta forma akceptowania dokumentów jest na pewno teraz bezpieczna – nie ma potrzeby kontaktu bezpośredniego, a taka forma finalizacji jest prawnie wiążąca.
Zaufanie czy kontrola
Nawet jeśli pracodawca ma spore skłonności do kontroli swoich podwładnych, teraz siłą rzeczy musi im w dużym stopniu zaufać. Nie ma fizycznej możliwości kontroli non stop. Oczywiście nie mówimy tu o sytuacji, że każdy robi co chce. Można zdecydować się na tygodniowe zadania, pozostawiające zespołowi pewną swobodę w wykonywaniu obowiązków, dopasowując ich wykonywanie do indywidualnych możliwości. Gdy ktoś ma problem z samodyscypliną – tak ważną w pracy zdalnej – można mu wysyłać systematycznie maila z rozpiską jego bieżących działań.
Jakie są Wasze wrażenia po miesiącu powszechnej pracy zdalnej?
