Umiejętność dostosowania procesów biznesowych do rzeczywistości, w której obracamy się od marca br., to kluczowy element dla przetrwania i rozwoju wielu przedsiębiorstw. Zmiana sposobu działania i wyjście poza dotychczasowe doświadczenia to konieczność. Dotyczy to m.in. możliwości zdalnego korzystania z dokumentacji firmowej. Rozwiązaniem jest tu pełna jej digitalizacja.

Digitalizacja dokumentacji stosowana była już wcześniej głównie przez korporacje, które ze względu na wiele oddziałów musiały zapewniać pracownikom szybki dostęp do dokumentów. Era covid-19 to zmieniła. Teraz takie rozwiązanie z powodzeniem zaczyna stosować coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw. Pracodawcy, którzy wcześniej nie dostrzegali korzyści płynących z cyfrowych rozwiązań i bali się wysokich kosztów, odkładając cały proces na nieokreśloną przyszłość musieli w bardzo krótkim czasie zmierzyć się z tym problemem. O tym jak duże znaczenie ma poziom digitalizacji przypomniał firmom koronawirus, który zwiększył potrzebę pracowania z domu.

Rozwój w dobie covid-19

– W przeciągu ostatniego pół roku odnotowaliśmy znaczne zainteresowanie tą usługą. Digitalizacja dokumentacji pracowniczej, umów, faktur to konieczność dla każdego przedsiębiorstwa, które mimo trudnych warunków chce nie tylko przetrwać, ale i rozwijać się. Nie ma teraz miejsca na logistykę przepływu dokumentów w stosowanej wcześniej, papierowej formie. Nikt nie chce narażać siebie ani innych. A dostęp musi być płynny i bezpośrednio. Dlatego nasze rozwiązanie, które wdrażaliśmy z sukcesem w latach przed koronawirusem teraz pokazuje pełną skalę możliwości – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający Ebi 24.

Digitalizacja to wymierne korzyści dla firm:

  • bezpośredni i natychmiastowy dostęp do e-archiwum
  • bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów
  • bezpieczeństwo dla pracowników
  • oszczędność czasu i miejsca
  • oszczędność kosztów przechowywania dokumentacji.

Pracownicy chcą technologii

Elektroniczna archiwizacja dokumentacji firmowej to wstęp do elektronicznego obiegu dokumentów. To łatwy dostęp do zadań, spraw i dokumentów. – Teraz, gdy większość firm nadal jest na pracy zdalnej lub wraz z rozwojem epidemii wdraża ją, eod to jedyne skuteczne rozwiązanie. Dla pracodawcy to nie tylko wymierne korzyści finansowe, ale także możliwość bieżącej kontroli postępu prac – u kogo i na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Upraszcza też życie pracownika, automatyzując poszczególne zadania – dodaje Jacek Bartnik.

Cyfrowe rozwiązania zwiększają komfort i wydajność pracy, usprawniają komunikację i podnoszą konkurencyjność firmy. Co jednak najbardziej istotne, odpowiadają na rosnące oczekiwania pracowników. Szczególnie młodsze pokolenia chcą już nie tylko możliwości wykonywania obowiązków z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, ale też rozwijania swoich cyfrowych kompetencji oraz dostępu do nowych technologii.