26 lutego minął termin przesyłania pierwszego, obowiązkowego dla mikroprzedsiębiorców pliku JPK_VAT. Jeśli znalazłeś się wśród 1,6 mln właścicieli firm, którzy złożyli JPK za styczeń, ale wywiązanie się z tego obowiązku było dla Ciebie kłopotliwe, poniższy wpis pomoże Ci lepiej się do tego przygotować. Pamiętaj, kolejne złożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego, dotyczącego ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, już w marcu.
Czym jest JPK i JPK_VAT?
JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny to zbiór danych zawierających informacje podatkowe i księgowe, posiadający ustandaryzowaną formę (schemat XML), umożliwiającą organom podatkowym i kontroli skarbowej ich łatwą analizę. Aktualnie obowiązuje siedem struktur jednolitego pliku kontrolnego, które obejmują: księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), ewidencje zakupu i sprzedaży VAT(JPK_VAT), faktury VAT (JPK_FA), podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) oraz ewidencję przychodów (JPK_EWP). Jednak póki co, jedynie JPK_VAT jest obowiązkowy dla mikroprzedsiębiorstw. Obowiązkowi temu podlegają również przedsiębiorcy, którzy zachowali prawo do kwartalnego rozliczenia podatku VAT. W praktyce oznacza to, iż deklarację VAT możemy składać kwartalnie, ale dane na potrzeby JPK_VAT musimy zbierać na bieżąco i wysyłać, w formacie JPK_VAT, do 25 dnia każdego miesiąca, z uwzględnieniem danych za poprzedni miesiąc rozliczeniowy. Warto pamiętać – przesyłanie JPK_VAT nie zwalnia podatników z obowiązku składnia miesięcznych lub kwartalnych deklaracji VAT.
Czy skarbówka może wymagać od nas dostarczenia również pozostałych dokumentów? Na razie nie, jednak warto pamiętać, że nawet jeśli nasza firma należy do mikroprzedsiębiorstw to od 1 lipca 2018 będziemy musieli raportować również w ramach pozostałych struktur JPK, tak by w razie konieczności móc je dostarczyć na wezwanie organów kontroli skarbowej.
Jak można dostarczyć JPK_VAT?
Aby ułatwić przedsiębiorcom złożenie JPK_VAT Ministerstwo Finansów udostępniło specjalną aplikację Klient JPK 2.0, przystosowaną do podatników korzystających z systemów Windows i Linus. Co zrobić aby z niej skorzystać? W pierwszej kolejności należy pobrać arkusz kalkulacyjny (plik CSV.) dostępny na stronie resortu. Po jego wypełnieniu stanowi on źródło JPK_VAT (finalnie dane przesyłane są w postaci xml). Dla uniknięcia problemów z otwieraniem i zapisywaniem pliku csv. Ministerstwo stworzyło graficzną instrukcję ułatwiającą obsługę aplikacji, znajdziemy w niej m.in. opis struktury i formatu danych pliku csv. Instrukcja dostępna jest na stronie www.jpk.mf.gov.pl
Gotowe pliki JPK_VAT można wysyłać jedynie na dwa sposoby – korzystając z podpisu kwalifikowanego (do tego niezbędny jest certyfikat kwalifikowany, informację na jego temat znajdziecie we wcześniejszych naszych wpisach) lub z profilu zaufanego (eGo). Pozwalają one potwierdzić naszą tożsamość, uwierzytelniając dane. Profil zaufany – w odróżnieniu do certyfikatu kwalifikowanego – jest bezpłatny. Można go łatwo założyć na stronie https://pz.gov.pl/pz/index Od października 2016 roku możliwe jest również potwierdzenie Profilu Zaufanego (eGO) poprzez serwisy transakcyjne banków, np. PKO BP, a także poprzez platformę Envelo.
Ostatnim krokiem jest wygenerowanie UPO_JPK, czyli Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla plików JPK, dzięki czemu możemy sprawdzić status przedłożonego dokumentu. Warto tutaj pamiętać, że UPO wydawane jest do 24 godzin po otrzymaniu JPK_VAT.
Dla użytkowników działających na innych systemach (w tym pracujących na MAC’ach) resort finansów udostępnił niedawno nowy interfejs. Znajdziecie go pod adresem: https://mikro-jpk.mf.gov.pl
Najczęstsze problemy przy wypełnianiu JPK_VAT
• Brak polskiego adresu firmy
Aby plik był zgodny, konieczne jest podanie adresu z kodem PL, jeśli więc firma posiada zagraniczny adres – zgodnie z zaleceniami Resortu Finansów należy podać adres, pod którym mieści się urząd skarbowy właściwy dla rozliczenia przez podmiot zagraniczny podatku VAT.
• Brak NIP’u na fakturze
Część firm zagranicznych nie udostępnia swojego numeru podatkowego na fakturze, w takiej sytuacji Ministerstwo Finansów radzi wpisać w pole „NIP wystawcy” – słowo „brak”. Zostanie to zaakceptowane przez system.
• JPK_VAT(2) a JPK_VAT(3)
Jeśli w ramach testowych przygotowaliśmy JPK_VAT za okres grudniowy, w lutym w miejsce JPK_VAT w wariancie 2, czekał na nas JPK_VAT w nowej strukturze. Zmiany dotyczyły zarówno nowych, obowiązkowych elementów, takich jak NazwaSystemu, który zgodnie z opisem, powinien zawierać nazwę systemu, z którego pochodzą dane, jak i rezygnacji z elementów wcześniej wymaganych. Dotyczyło to m.in. zakresu danych identyfikacyjnych podatnika – jedynymi obligatoryjnymi elementami pozostały: NIP (NIP) oraz nazwa składającego podmiotu (PelnaNazwa).
Ponadto, w nowej wersji JPK_VAT w sekcji nagłówka zrezygnowano z elementów: DomyslnyKodWaluty, oraz KodUrzedu.
Korekta JPK_VAT
Co zrobić jeśli pojawią się zdarzenia gospodarcze wymagające zmian w ewidencji VAT?
JPK_VAT podlega takim samym korektom jak deklaracje VAT, dlatego jeśli pojawi się taka konieczność możemy skorygować dokument, oznaczając go kolejnym numerem i wysłać w formie elektronicznej wraz z podaniem celu złożenia. Nie ma ograniczeń co do ilości przesyłanych korekt.
Pomimo zapewnień Ministerstwa Finansów, iż oferowany przez nich system podołał w lutym wyzwaniu, błędy przy wysyłaniu i trudności z konwertowaniem CSV na xml mogły niejednego zniechęcić do korzystania z resortowych aplikacji. Na szczęście na rynku jest wiele narzędzi ułatwiających wygenerowanie JPK_VAT. Stworzenie i wysłanie pliku do właściwych organów administracji państwowej umożliwiają m.in. programy księgowości elektronicznej, takie jak Comarch ERP, wfirma czy intaxo, Jeśli lutowe doświadczenie z wysyłką JPK_VAT zraziły Was do stosowanej metody – to dobry moment by poszukać lepszego systemu, który ułatwi wywiązywanie się z obowiązków wobec państwa.
