System umożliwia przypisywanie dokumentów do stworzonych katalogów oraz oznaczanie dokumentów dowolnymi etykietami .

Zarówno katalogi jak i etykiety tworzone są przez Administratora lub użytkownika biznesowego posiadającego odpowiednie uprawnienie.

Zalogowany użytkownik systemu EBI24 ma możliwość utworzenia listy etykiet, które będą nadawane w celu oznaczenia dokumentów przechowywanych w systemie w sekcji „Ustawienia>Etykiety”.

Katalogowanie dokumentów oraz nadawanie etykiek jest funkcją bardzo przydatną dla późniejszego wyszukiwania dokumentów zarówno w katalogu bieżącym jak i archiwum dokumentów.

(szczegółówy opis tworzenia etykiet oraz katalogów znajduje się w dalszej części niniejszego tutoriala.)

Zalogowany użytkownik ma możliwość wyboru koloru i nazwy etykiety.

Etykiety umieszczone na liście etykiet w sekcji Ustawienia będą automatycznie pojawiać się w podmenu rozwijającym się podczas edycji dokumentu po kliknięciu przycisku „Ustaw etykiety dokumentu”

Tworzenie etykiet

Aby utworzyć etykietę i umieścić ją na liście etykiet przejdź do „Ustawienia – Etykiety” i kliknij „Dodaj”.

W celu utworzenia etykiety musisz wypełnić następujące pola w oknie edycji: „Nazwa”, „Kolor etykiety”, „Kolor tła”, opcjonalnie „Opis etykiety”, który będzie widoczny na liście etykiet w sekcji ,,Ustawienia”

Po wypełnieniu wszystkich pól wciśnij przycisk „Zapisz”.

Edycja etykiety

W celu zmiany wyglądu istniejącej etykiety kliknij nazwę etykiety w sekcji Ustawienia>Etykiety. W oknie edycji etykiety, które pojawi się na ekranie należy wprowadź zmiany w wybranych polach.

W celu zapisania wprowadzonych zmian kliknij przycisk „Zapisz”.

Usuwanie etykiety

W celu usunięcia etykiety z listy etykiet w sekcji ustawienia>Etykiety zaznacz poł wyboru obok nazwy etykiety, która ma zostać usunięta. Nad listą etykiet pojawi się wówczas czerwony przycisk „Usuń”.

W celu usnięcia etykiety naciśnij przycisk „Usuń”. Następnie w oknie potwierdzenia naciśnij przycisk „OK”.

Po naciśnieciu przycisku „OK” wybrana etykieta zostanie usunięta z listy etykiet. Nie jest możliwe usunięcie etykiety, do której zostały już przypisane dokumenty.

Katalogi

Zalogowany użytkownik systemu Ebi24 ma możliwość utworzenia listy katalogów, w których będzie mógł umieszczać dokumenty przechowywane w systemie w sekcji „Ustawienia>Katalogi”.

Użytkownik ma możliwość utworzenia katalogu o wybranej nazwie, a także przypisania do niego podkatalogów.

Katalogi umieszczone na liście katalogów w sekcji „Ustawienia” będą automatycznie pojawiać się w podmenu rozwijającym się podczas edycji dokumentu po kliknięciu przycisku „Umieść dokument w katalogu”.

Tworzenie katalogu

Aby stworzyć katalog i umieścić go na liście katalogów, w sekcji „Ustawienia>Katalogi” naciśnij przycisk „Dodaj” znajdujący się nad listą katalogów.

W pojawiająćym się oknie edycji nowego katalogu wypelnij pola: „Nazwa katalogu”, opcjonalnie „Opis”. Następnie w celu umieszenia nowego katalogu na liście katalogów naciśnij przycisk „Zapisz”.

Tworzenie podkatalogów

W celu utworzenia katalogu podrzędnęgo na liście katalogów w sekcji „Ustawienia>Katalogi” kliknij nazwę katalogu nadrzędnego, do którego ma zostać przypisany katalog podrzędny. Pojawi się wówczas okno edycji zaznaczonego katalogu.

Aby utworzyć katalog podrzędny, w oknie edycji kalalogu naciśnij przycisk „Dodaj podkatalog”.

W pojawiającym się wówczas oknie edycji podkatalogu wypełnij pole: „Nazwa katalogu”, opcjonalnie „Opis”. Następnie w celu umieszenia nowego katalogu na liście katalogów naciśnij przycisk „Zapisz”.

Nowy podkatalog będzie widoczny po naciśnięciu przycisku „+”, który znajduję się obok nazwy katalogu nadrzędnego do którego został przypisany.

Edycja katalogu

W celu edycji istniejącego katalogu kliknij nazwę katalogu na liście katalogów w sekcji „Ustawienia>Katalogi”.

W pojawiającym się oknie edycji katalogu możesz zmienić treść pół: „Nazwa katalogu”, „Opis”, lub możesz dodać podkatalog.

W celu zapisania wprowadzonych zmian naciśnij przycisk „Zapisz”.

Usuwanie katalogu

Aby usunąć katalog z listy katalogów w sekcji „Ustawienia>Katalogi” zaznacz kwadratowe okno wyboru obok nazwy katalogu, który ma zostać usunięty. Nad listą katalogów pojawi się wówczas czerwony przycisk „Usuń”.

Jeżeli chcesz usunąć zaznaczony katalog, naciśnij przycisk „Usuń”. Następnie w oknie potwierdzenia naciśnij przycisk „OK”.

Po naciśnięciu przycisku „OK” wybrany katalog zostanie usunięty z listy katalogów.

Uwaga: Nie jest możliwe usunięcie katalogu, w którym zostały umieszczone dokumenty oraz katalogu nadrzędnego, który zawiera przypisane podkatalogi.