Rozwój systemów elektronicznych i wymogi jakie stawia przed nami ustawodawca w postaci plików JPK zobowiązują wszystkich przedsiębiorców  do wystawiania dokumentów sprzedaży w specjalnie przeznaczonych do tego celu programach. Czy zatem czasy tradycyjnej księgowości przeminęły już z wiatrem? Na co zwrócić uwagę przy wyborze formy prowadzenia księgowości dla swojej firmy?

Przed podjęciem decyzji z jakiego rodzaju księgowości chcemy skorzystać warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  • Jak bardzo liczy się dla mnie łatwy dostęp do dokumentów księgowych?
  • Jak często będę przesyłać faktury do kontrahentów drogą elektroniczną?
  • Jak dużo dokumentów sam otrzymuję drogą elektroniczną?
  • Jak ważna jest dla mnie możliwość przeprowadzenia bieżących analiz finansowych, w oparciu o dane z faktur?
  • Czy zasięg prowadzonej przeze mnie działalności pozwala na samodzielne prowadzenie księgowości, czy wymaga skorzystania z usług zewnętrznych?
  • Jakie są moje oczekiwania wobec księgowej?
  • Czy jestem w stanie wybrać się do księgowej raz w miesiącu w celu dostarczenia dokumentów do biura?

W przypadku księgowości tradycyjnej przedsiębiorca dostarcza do biura księgowego dokumenty z danego okresu. Następnie są one księgowane i umieszczane w archiwum z dokumentacją danej firmy. W tym modelu musimy się liczyć z pewnymi ograniczeniami:

  • dostęp do naszych dokumentów mamy jedynie w wybrane dni i w określonych godzinach,
  • musimy poświęcić więcej czasu na sam dojazd do księgowej/wysyłanie dokumentów do kontrahentów,
  • archiwizacja dokumentów w postaci papierowej utrudnia zarówno szybkie odszukanie konkretnych dokumentów, jak i analizę danych księgowych (np. w celu porównania kosztów, sprawdzenia listy zobowiązań itp.)

Księgowość elektroniczna ma tutaj niezaprzeczalną przewagę – korzystanie z niej jest wygodniejsze i szybsze, a wymaga jedynie dostępu do internetu. Na rynku możemy wyróżnić w tym modelu dwa rodzaje księgowości:

  • do samodzielnego prowadzenia w aplikacji online,
  • prowadzona przez biuro rachunkowe/księgową z dostępem do aplikacji online.

Jeśli jesteśmy gotowi wziąć sprawy w swoje ręce, bo liczy się dla nas pełna kontrola i wiedza na temat poszczególnych projektów, chcemy mieć na bieżąco dostęp do analiz finansowych, tak by móc w pełni kontrolować wydatki i optymalnie zarządzać firmą – pomyślmy o samodzielnym prowadzeniu księgowości. Wybierając jednak tę opcję musimy być gotowi na śledzenie zmian w przepisach – pamiętajmy nieznajomość prawa nie zwalnia z odpowiedzialności. Jeżeli dbanie o rozliczenia firmy wolimy oddać w ręce fachowcom, przed podpisaniem umowy z biurem sprawdźmy jakie kompetencje ma nasza księgowa lub księgowy. Dziś wielu pracowników biur rachunkowych jest członkami Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, które dba o dobre przygotowanie osób do zawodu księgowego. Ważnymi aspektami, na które również trzeba zwrócić uwagę to zakres usług w ramach umowy proponowanej przez biuro oraz zakres jego ubezpieczenia. Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat programów do samodzielnego prowadzenia księgowości, chciałbyś dowiedzieć się na jakie parametry aplikacji warto zwrócić uwagę przed ostatecznym wyborem – zapraszam na lektury kolejnego materiału.

Mirosława Wierzchowska