Małe i średnie firmy mają zazwyczaj duży problem z przechowywaniem dokumentów i umów. Nie dlatego, że nie chcą tego robić. Po prostu wraz z rozwojem biznesu zaczyna brakować miejsca na segregatory z firmową dokumentacją, nie ma też pomysłu na to w jaki sposób i jak je archiwizować. Czy zatem trzeba myśleć o większym lokalu? Niekoniecznie. Jest na ten problem inne, znacznie oszczędniejsze rozwiązanie.
Działalność gospodarcza to także obowiązek przechowywania różnego rodzaju dokumentacji związanej z prowadzeniem firmy. Zeznania podatkowe, faktury, sprawozdania finansowe, dokumenty pracownicze muszą być przechowywane zgodnie z prawem i być łatwodostępne, szczególnie w przypadku ewentualnej kontroli. Do tego dochodzą umowy z kontrahentami i wewnętrzna dokumentacja. Wraz z rozwojem działalności wszystko to zaczyna zajmować coraz więcej miejsca… Niepotrzebnie – są na to znacznie lepsze rozwiązania!
Nowe meble czy nowe archiwum?
Można oczywiście zdecydować się na nowy wystrój biura, gdzie ważna jest ergonomia i jak najbardziej efektywne wykorzystanie posiadanej przestrzeni. Na pewno tymczasowo przyniesie to efekty. Niestety, wiązać się to będzie z dodatkowymi kosztami modernizacji biura. A za jakiś czas ponownie zacznie brakować miejsca…
Innym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentacji księgowej, podatkowej oraz kadrowo – płacowej w biurze księgowym, z którym firma współpracuje. Jest to rozwiązanie dość często stosowane. Jednak w przypadku „rozwodu” z zewnętrznym partnerem, problem wraca i to często zwielokrotniony. Księgowość przekazuje z powrotem całą dokumentację – często po prostu spakowaną w pudła, gdzie nie można odnaleźć dokumentów „od ręki”. Może to oczywiście zrobić do nowego biura zajmującego się obsługą księgową. Co jednak, gdy dokumenty wracają do siedziby firmy?
Rozwiązanie – chmura w biznesie
Dobrym rozwiązaniem na każdą okoliczność jest przechowywanie firmowej dokumentacji w bezpiecznej, elektronicznej chmurze. Jest to obecnie najskuteczniejsza i najbezpieczniejsza metoda prowadzenia sekretariatu, szczególnie w przypadku małych i średnich firm. Dzięki niej archiwalna dokumentacja zawsze i z każdego miejsca jest do wglądu, a bieżące pliki natychmiast przesyłane do wskazanego odbiorcy. Takie rozwiązanie oferuje system Ebi 24 – polska platforma danych, dedykowana małym i średnim przedsiębiorcom. E-archiwum jest bezpieczną i zgodną z rozporządzeniem RODO formą przechowywania dokumentów. Dostęp do niego mają tylko upoważnieni odbiorcy. Istotne jest to, że mogą to zrobić o dowolnej godzinie, z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy tylko łącze z Internetem. Nie da się ukryć, że ogromne przestrzenie zajmowane przez segregatory i dokumentów, to obraz, który z biegiem czasu będzie coraz rzadziej widoczny w przestrzeni biurowej polskich przedsiębiorstw. Polacy coraz chętniej korzystają z takich rozwiązań jak elektroniczne archiwum danych i nie powinno to nikogo dziwić, ponieważ to dużo bardziej efektywne od tradycyjnych teczek, które z biegiem czasu agregują wyłącznie kurz – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający Ebi 24.
A Ty jakie rozwiązanie wybierasz?
