Praca zdalna ma co raz więcej zwolenników. No office kusi głównie pracowników, obecnych i przyszłych. Jednak, aby firma mogła się rozwijać i sprawnie funkcjonować oferując taką formę zatrudnienia musi być też odpowiednio przygotowana.
Praca z dala od biura, na plaży, w parku czy w zacisznej kawiarni – taka wizja bywa bardzo kusząca, szczególnie dla podwładnego. O takiej formie zatrudnienia pisaliśmy TUTAJ. Dla przedsiębiorcy jednak wizja pracownika, na którego nie wie czy może w pełni liczyć może być przerażająca. Decydując się więc na wprowadzenie takiej formy zatrudnienia należy odpowiednio przygotować firmę. Oczywiście nie pod względem lokalowym. No office z zasady ten problem ogranicza do niezbędnego minimum. Czym się zatem kierować?
PROCEDURY
Tak, w tym systemie są one niezwykle istotne. Gwarantują sprawne działanie firmy w klasycznym systemie pracy, ale także, a nawet przede wszystkim, gdy przedsiębiorca stawia na no office. Spisane obowiązki, zadania, zakres odpowiedzialności to niezwykle porządkuje działalność przedsiębiorstwa. Jest też swoistego rodzaju gwarancją – zarówno dla pracownika jak i jego przełożonych. Ponadto, gdy z jakichkolwiek przyczyn – np. urlop, choroba podwładny nie może wykonywać obowiązków jego zastępca dostaje jasno wytyczone zadania do wykonania. Obu stronom zdecydowanie łatwiej się pracuje – gdy obowiązki są klarownie przedstawione. Pamiętajmy tylko, że procedury powinny być spisane. Pamięć jest ulotna!
HARMONOGRAM
W przypadku systemu pracy zdalnej to rzecz niezwykle istotna. Warto na to uczulić pracowników decydujących się na taką formę zatrudnienia. Przy braku zewnętrznego przymusu pracy „od – do” wewnętrzna samodyscyplina może zawieść. Tym bardziej, że w domu zazwyczaj pojawia się sporo rzeczy tzw. do zrobienia, niekoniecznie związanych z działalnością firmy. Warto więc w no office ustalić pewną systematykę wykonywania obowiązków. Dla pracodawcy jest to także niezwykle cenna wskazówka w jakich godzinach może liczyć na dostępność podwładnego, czy kiedy organizować np. na skypie zebrania zespołu.
SAMOORGANIZACJA
To jedna z kluczowych cech podczas rekrutacji na stanowisko związane z pracą zdalną. Pracownik, który nie potrafi na tyle się zdyscyplinować by sprawnie z pożytkiem dla pracodawcy organizować swój czas, raczej nie sprawdzi się na takim stanowisku. Zapewne szybko pojawi się obustronna frustracja. Tą kwestię najlepiej omówić już na wczesnym etapie rekrutacji.
NARZĘDZIA
W przypadku no office to niezbędnik. Nie wystarczy tu tylko laptop i firmowy smartfon. Koniecznością są też aplikacje umożliwiające pracownikowi dostęp do m.in. firmowej dokumentacji. To umożliwia system Ebi 24. Przedsiębiorca decydując się na pracownika zdalnego przypisuje mu dostęp do niezbędnych dokumentów, bieżących i zarchiwizowanych. W jakim zakresie? To kwestia indywidualna. O tym z czego będzie mógł korzystać podwładny decyduje jego szef, dając konkretne upoważnienie. Ciekawą opcją jest tu także narzędzie Ebi Sign. To możliwość podpisu za pomocą rysika. Gdy potrzebny jest natychmiastowy podpis pod umową, to w systemie no office ogromne ułatwienie. Dla przedsiębiorcy istotne jest także, że na platformie ma zebrane nie tylko zewnętrzne dokumenty, umowy czy faktury, ale także wewnętrzną dokumentację – m.in. pracowniczą, która musi być archiwizowana przez 10 lat.
Jeśli więc czujesz, że no office będzie korzystne dla rozwoju Twojej firmy – zastosuj nasze podpowiedzi. Jeśli już masz doświadczenie w tej formie zatrudniania – podziel się z nami swoimi przemyśleniami na ten temat.
