Negocjowanie i zawieranie umów w drodze korespondencji e-mailowej, a nawet sms’owej zdobywa coraz większą popularność. Nikogo nie trzeba już chyba przekonywać do wygody i praktyczności takiego sposobu prowadzenia pertraktacji biznesowych. Warto jednak wiedzieć jaka forma dokumentu ma moc dowodową i jak skutecznie złożyć oświadczenie woli przez internet, by nasze ustalenia miały charakter wiążący.
Wychodząc naprzeciw zmianom wynikającym z cyfryzacji gospodarki i naszego życia prywatnego, w 2016r. do Kodeksu Cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, która brzmi: „Dokumentem jest nośnik informacji, umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. W praktyce oznacza to odejście od tradycyjnego rozumienia słowa dokument i zamiast na fizycznej „papierowej” formie z podpisem, skupiamy się na jego intelektualnej zawartości, której treść może być ujawnione np. poprzez obraz, znak graficzny, a nawet dźwięk i utrwalona na dowolnym nośniku oraz przy pomocy dowolnych środków (takich jak: komputer, tablet, telefon komórkowy). Nowa definicja pozwala uznać za dokument również wydruki korespondencji e-mailowej, sms-owej, co oznacza, że w przypadku ewentualnego sporu, takie wydruki mają moc dowodową dokumentu.
Uwzględniając rozwój technologii i zmian zachodzących w technikach komunikacji, w znowelizowanych przepisach odróżniono formę pisemną i elektroniczną dokonywania czynności prawnych, dodatkowo wprowadzając nową „formę dokumentową”, do której zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu. Wymogiem jest złożenie go w sposób, który umożliwia jednoznaczne ustalenie osoby składającej oświadczenie. Zgodnie paragrafem 2 art. 60 Kodeksu Cywilnego „oświadczenie (…) jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej (tzn. do drugiej strony) w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią”. Oznacza to, że dla skuteczności złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej nie jest wymagane odebranie wiadomości. Wystarczająca jest możliwość zapoznania się z treścią tego oświadczenia.
Nowa forma dokumentowa czynności prawnych to również ułatwienia przy rozwiązywaniu umów. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, do jej rozwiązania, odstąpienia od niej albo jej wypowiedzenia wystarczy forma dokumentowa, o ile ustawa nie zastrzega innej formy jako właściwej (art. 77 § 2).
Warto również wiedzieć, że skuteczne złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej możliwe jest w przypadku, gdy adresat wyrazi zgodę na posługiwanie się taką formą komunikowania. W odniesieniu do osób fizycznych, sytuacja nie jest jednoznaczna, ale jeśli adresatem jest przedsiębiorca, który np. umieścił adres strony www lub e-mail na przekazanej nam wizytówce, ulotce promocyjnej, lub choćby w ogólnodostępnej reklamie, możemy domniemywać istnienia zgody na tej sposób komunikacji.
Autor: Marcin Żmuda Trzebiatowski
