Elektroniczne zarządzanie fakturami nieuchronnie zastąpi papierowy obieg dokumentów, bo jest po prostu wygodniejsze i oszczędniejsze. Co jest też bardzo istotne – ma to bardzo duży wpływ na środowisko. Jeśli więc chcesz efektywnie prowadzić biznes i być eco – musisz wcielić w życie hasło „papieru mniej”.
Jak się na stałe pozbyć papieru w firmie a jednocześnie rozwijać biznes? Czy jest to możliwe? Owszem i wbrew pozorom, jest to dość łatwy proces. Do tego w końcowym bilansie – jest zdecydowanie bardziej efektywny kosztowo. Taki system oferuje właśnie polska firma – EBI24. Swoim klientom dedykuje platformę do elektronicznej wymiany faktur i dokumentów wewnątrz firmy i z zewnętrznymi kontrahentami. Pozwala na obieg dokumentów w formie elektronicznej, przechowywanie ich oraz eksportowanie do programów księgowych. Monitoruje koszty i przychody, a także rozliczenia z fiskusem. Umożliwia kreowanie raportów według potrzeb. Funkcje odróżniające system EBI24 od innych programów do wystawiania faktur elektronicznych to m.in.: elektroniczne potwierdzenie odbioru, obsługa faktur korygujących, pełnoprawne archiwum elektroniczne, bezpośredni dostęp dla biura rachunkowego (tworzenie uprawnień użytkowników), przy jednoczesnym braku konieczności dostarczania wersji papierowych dokumentów do księgowej. Platforma pozwala na generowanie różnego rodzaju dokumentów, np.: faktur VAT, rachunków, faktur zaliczkowych, proform, faktur korygujących, uproszczonych oraz umów, raportów oraz wewnętrznych i zewnętrznych dokumentów.
Eco-biznes wypiera papier
W Polsce nadal podstawową formą przechowywania faktur i dokumentów, nawet jeśli wysyłane są w formie pdf, jest ich drukowanie i archiwizowanie papierowych kopii. Tymczasem nie jest to ani rozwiązanie najwygodniejsze, ani najbezpieczniejsze, również w kontekście ochrony danych osobowych. Do wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji w kwestii umów, faktur czy raportów nie są już dzisiaj potrzebne papier czy drukarka. Każdy dokument może zostać przesłany za pomocą systemu EBI 24 i co jest NOWOŚCIĄ – może też być od razu podpisany na tablecie lub smartfonie. Plusów elektronicznego biura jest mnóstwo, począwszy od tego, że zwalnia nam się miejsce. Dokumenty są bezpieczne, łatwiej je znaleźć a ryzyko zaginięcia lub uszkodzenia jest znacznie mniejsze. Na dodatek możemy monitorować kto, np. który nasz pracownik, ma dostęp do konkretnych dokumentów w danym czasie. Pamiętajmy też, że ograniczając zużycie papieru w firmie, mamy duży wpływ na ochronę środowiska. W ten sposób każdy z nas może dorzucić swój przysłowiowy kamyczek do ochrony zielonych zasobów naszej planety – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI 24.
Ekologia w biznesie jest też zdecydowanie korzystna finansowo. Nie trzeba już zakładać w budżecie zakupu papieru, toneru, opłat pocztowych czy kurierskich. W podstawowym pakiecie mamy już wszystko zawarte – e-przesyłanie i co bardzo ważne też e-archiwizację.
