Przedsiębiorcy otrzymują faktury w formie drukowanej lub elektronicznej i często mają problem ze sprawnym zarządzaniem ze względu na ich różnorodność. Wychodząc naprzeciw nowym potrzebom stworzono system EBI24, który służy zarówno do wymiany dokumentów w komunikacji firma-firma oraz umożliwia ich elektroniczną archiwizację.

Zgodnie z obowiązującymi aktualnie przepisami, aby dokument można było uznać za fakturę elektroniczną musi być on wystawiony w dowolnym formacie, z jedynym zastrzeżeniem –  powinien utrudniać modyfikację pliku. Jaki to będzie format, zależy już tylko od preferencji użytkownika. Jest to z jednej strony duże ułatwienie dla przedsiębiorców, ale z drugiej strony wymaga odpowiedniego podejścia do nałożonego na nas ustawowo obowiązku ich przechowywania. Oznacza to, że faktury wystawione w wersji papierowej musimy zamienić na formę elektroniczną i w takiej je przechowywać lub elektroniczne – po wydrukowaniu przechowywać w formie papierowej. Dla tych, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów i nie chcą przy tym utonąć w stosie segregatorów,  stworzono EBI24, będący bezpiecznym systemem ustrukturalizowanej wymiany dokumentów, w tym wszelkiego rodzaju faktur. Możliwość wystawiania, wysyłania i odbierania dotyczy zarówno faktury proformy, zaliczkowej, marży, korygującej czy odwróconego obciążenia. Korzystając z EBI24 z łatwością uzyskamy potwierdzenie otrzymania faktury, jak i sprawdzimy jej status, dzięki czemu możemy monitorować sytuację, a w przypadku gdy np. przesłany dokument ciągle oczekuje na odczyt – interweniować, przyspieszając rozliczenie należności.

W przypadku faktur otrzymywanych w wersji zeskanowanej dużym ułatwieniem jest możliwość skorzystania z optycznego rozpoznawania znaków (OCR) – aktualnie funkcjonalność ta dotyczy wybranych typów faktur i rodzaju danych, jednak z każdym miesiącem jej zakres jest poszerzany.

Firmy handlowe, obsługujące rynki zagraniczne ucieszy fakt, że system EBi24 jest dostosowany również do obsługi faktur dwujęzycznych i dwuwalutowych.  Kolejną zaletą systemu jest możliwość kwalifikowania typu kosztów oraz opisywania faktur kosztowych. Aby ułatwić zarządzanie dokumentami,  zgromadzone faktury możemy filtrować po tytułach, typach dokumentów, opisach, datach, kwotach, kontrahentach, okresach rozliczeniowych czy etykietach. Dodatkowo na bazie wszystkich dokumentów możemy generować bardzo elastyczne raporty, tak by móc sprawdzić koszty np. w podziale na projekt lub klienta. Umożliwia to analizę efektywności kosztowej poszczególnych projektów, co znacznie ułatwia zarządzanie nimi. Dostępnych funkcjonalności jest wiele i wciąż pojawiają się nowe, tworzone aby ułatwić efektywne zarządzenie firmą.