RODO wprowadziło istotne zmiany w prawie pracy. Na jakich zasadach powinno przebiegać przetwarzanie danych osobowych w przypadku umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy o dzieło? I o czym należy pamiętać współpracując z dostawcami usług? Poniżej praktyczny poradnik przedsiębiorcy.
Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych 2016/679 (RODO) obowiązujące od 25 maja br. we wszystkich krajach należących do Unii Europejskiej. RODO obejmuje podmioty prywatne i publiczne, które przetwarzają dane osobowe, a tym samym dotyczy wszystkich procesów przetwarzania danych. Stąd na administratorów danych osobowych prawo nakłada wiele obowiązków. Zmiany określają, jakie dane pracowników (oraz kandydatów do pracy) można przetwarzać, kiedy wymagana jest zgoda na przetwarzanie danych w odniesieniu do konkretnych danych osobowych oraz wprowadzają zakazy dotyczące przetwarzania określonych danych wrażliwych. Choć wdrożenie wszystkich zasad może wydawać się trudne, pamiętajmy, że z założenia RODO to reforma proobywatelska. Jej celem jest wzmocnienie nowych praw dbających o wartość prywatności.
Podstawowym działaniem w ramach współpracy handlowej, w wyniku której dochodzi do powierzenia danych osobowych jest przekazanie odpowiednich dokumentów – bez względu na to, czy naszym partnerem jest korporacja zatrudniająca setki pracowników, czy kilkuosobowa spółka lub jednoosobowa działalność gospodarcza. W każdym z tych przypadków przedsiębiorcy są zobowiązani do poinformowania kontrahentów o zarządzaniu ich danymi osobowymi, a także ich ochrony. Sprawdź, jakie materiały należy przesłać dostawcom, odbiorcom i firmom współpracującym na podstawie umów cywilnoprawnych.
|
Klauzula informacyjna dla osób współpracujących (umowa o dzieło, umowa zlecenie) |
Informacja dla pracowników w sprawie przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę |
Klauzula zgody dla osoby wskazanej do kontaktu |
Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych | Upoważnienie dla pracowników firmy | Upoważnienie dla zleceniobiorcy | |
| Pracownik – umowa o pracę | X | X | X | |||
| Pracownik – umowa zlecenie/o dzieło | X | X | ||||
| Umowa handlowa z 1 os. Działalnością gospodarczą lub spółką cywilną | X | X | ||||
| Umowa handlowa ze spółką handlową(sp. z o.o., sp. akcyjna, jawna, komandytowa, partnerska), umowa handlowa ustna, na podstawie oferty handlowej, porozumienia wielo i jednorazowe; | X |
Tab. 1. Schemat wydawania dokumentów kontrahentom oraz osobom prawnym. Powyższa tabela przedstawia, jakie dokument należy wydać kontrahentom lub osobom prywatnym przy podpisywaniu umów np. umowy o pracę (Dział Kadr) lub umowy handlowej, zakupowej czy cywilnoprawnej (Dział Finansów, Dział Zakupów, Dział Marketingu itd.).
