Pracujemy głównie zdalnie. Wirtualne biurka, wirtualne spotkania to już norma. Pamiętacie kto jeszcze dwa miesiące temu czuwał na organizacją pracy biura? Sekretariat. Teraz jednak i ten dział musiał przenieść się w sieć. Jak wygląda praca wirtualnego sekretariatu?
Sytuacja idealna – wszystkie dokumenty firmowe, faktury w odpowiednich segregatorach. Panuje nad tym idealna sekretarka. Ona doskonale wie, gdzie i czego należy akurat poszukać. Tak zapewne było w wielu biurach jeszcze 2 miesiące temu. Pandemia postawiła jednak wszystko na głowie. Segregatory, w których są idealnie skatalogowane dokumenty nie są już na wyciągnięcie ręki. A może są? Tylko inaczej, wirtualnie. Co ma też swój plus – można po nie sięgać o dowolnej godzinie, w dowolnym miejscu.
Dzięki systemowi Ebi24 obsługa wszystkich dokumentów firmowych zostaje przeniesiona w wymiar elektroniczny. Co to oznacza? Umowy, faktury (kosztowe, przychodowe, korygujące), zamówienia, oferty, oświadczenia, protokoły, wnioski zmieniają tu swoją postać z formy papierowej na pełnoprawną formę elektroniczną – istotne jest, że są akceptowane przez wszystkie polskie urzędy. Aplikacja porządkuje zarządzanie dokumentami, usprawnia procesy związane z ich użytkowaniem. Są one obsługiwane w wygodny i w pełni zautomatyzowany sposób z każdego miejsca, z dowolnego urządzenia – na komputerze lub urządzeniach mobilnych i co też jest ważne – w dowolnym czasie.
Takie rozwiązanie sprawdza się w przypadku każdego przedsiębiorcy. Wirtualny sekretariat w czasach pandemii, ale także po jej skończeniu, sprawdza się w przypadku zarówno prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i zarządzających małymi/średnimi firmami. Czy w korporacjach system się sprawdza? Tak – odpada np. problem z rozsyłaniem pasków z pensjami. Czy nie można tego robić drogą mailową? Oczywiście można. Ale tym co wyróżnia aplikację od zwykłego e-maila to archiwizacja i bezpośrednie katalogowanie dokumentów umożliwiające dostęp wielu użytkownikom, o każdej porze i z każdego miejsca, gdzie jest dostępny Internet. Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad dużą ilością plików, które otrzymujemy i wysyłamy – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający Ebi24.
Wszystkie dokumenty mam teraz w jednym miejscu. Archiwum elektroniczne i dostęp on-line pozwalają mi zdalnie zarządzać fakturami i płatnościami. Największą zaletą dla mnie jest to, że dostęp do nich mam bez względu na to, gdzie jestem, w biurze, w domu, na wakacjach za granicą – dodaje Izabella Pawlak, właścicielka sklepu zdrowiemojapasja.pl.
W czasach gdy tradycyjny dostęp do dokumentów firmowy jest bardzo utrudniony czy wręcz niemożliwy, narzędzia ułatwiające zmianę sposobu pracy są na przysłowiową „wagę złota”. Cenimy:
- dostęp online 24/7;
- mechanizmy pozwalające szybko i łatwo odszukać dokumenty;
- porządek – a co za tym idzie przejrzysta systematyka katalogowania, czytelna dla każdego;
- oszczędność miejsca – nie trzeba instalować kolejnych szaf, półek na zmieszczenie segregatorów.
