Marzec to gorący okres dla biur rachunkowych. Do końca miesiąca musi być sporządzone roczne sprawozdanie dla spółek. Czy w tym roku zmienią się zasady jego sporządzania?

Dotychczasowe terminy dotyczące przekazywania sprawozdania finansowego były nieubłagane. Dokument musi być sporządzony przez biuro księgowe do 31 marca. W następnym kroku jest on zatwierdzany przez radę nadzorczą, walne zgromadzenie wspólników lub właściciela przedsiębiorstwa. Musi to nastąpić do końca czerwca. Następnie w ciągu 15 dni musi być przekazane razem z uchwałą o jego zatwierdzeniu do rejestru sądowego (gdy obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania dotyczy podmiotu zarejestrowanego w KRS) lub do Krajowej Administracji Skarbowej (jeżeli obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania dotyczy podmiotu niezarejestrowanego w KRS). Sytuacja pandemiczna zmieniła jednak nieco ten harmonogram…

Covid wydłuży terminy?

Ministerstwo Finansów wychodzi naprzeciw postulatom, zgłaszanym przez przedsiębiorców oraz księgowych, w sprawie przedłużenia terminu sporządzenia sprawozdań finansowych za rok 2020. Biorąc pod uwagę trudną i dynamiczną sytuację związaną z COVID-19, podjęto decyzję o przedłużeniu terminów na sporządzenie sprawozdań finansowych dla: jednostek sektora prywatnego oraz organizacji non-profit – o 3 miesiące, jednostek sektora finansów publicznych – o 1 miesiąc.  Prace legislacyjne są na końcowym etapie ich przeprowadzania.

Forma bez zmian

Sprawozdania finansowe należy sporządzać i przesyłać tylko w formie elektronicznej. Zgodnie ze strukturą i formatem określonymi przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie takie musi zostać podpisane przez wszystkie zobowiązane osoby – do wyboru jest podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Każdorazowo dokument jest zapisywany w pliku „xml”.

Zmiany te zostały wprowadzane 3 lata temu. Mimo, że instrukcja wydaje się prosta, to dla wielu przedsiębiorców może nadal sprawiać pewne problemy. Przekazanie dokumentu w odpowiedniej formie, po podpisaniu profilem zaufanym przez kilku wspólników, czasami okazuje się wyzwaniem dla przedsiębiorców.

Dobrym rozwiązaniem jest elektroniczne archiwum. Wgląd do dokumentu mają tylko uprawnione osoby. Nie bez znaczenia, szczególnie podczas obostrzeń związanych z pandemią, jest także łatwość dostępu – wystarczy do tego komputer, laptop czy smartfon z podłączeniem do Internetu. Przechowywane dane są bezpieczne, nienarażone na wypadki losowe. E-archiwum zdecydowanie ułatwia życie biurom księgowym i przedsiębiorcom. Obieg dokumentów jest szybszy i łatwiejszy do śledzenia odbioru oraz nanoszonych zmian. Taką opcję elektronicznego archiwum oferuje na polskim rynku m.in. platforma EBI 24. – Platforma do elektronicznego obiegu dokumentów w firmach daje duże spektrum możliwości – od elektronicznej archiwizacji każdego rodzaju dokumentu, poprzez obsługę e-faktur i bieżącej, firmowej dokumentacji, aż po możliwość przygotowywania różnego rodzaju zestawień. Dostęp do e-archiwum w ramach abonamentu jest 24 godziny na dobę i praktycznie z każdego miejsca na świecie. Ma to też szczególne znaczenie w przypadku jakiejkolwiek kontroli w przedsiębiorstwie lub potrzeby przekazania dokumentacji wskazanej osobie. Taka możliwość usprawnienia i koordynacji wszelkich działań ma ogromne znaczenie szczególnie teraz, gdy musimy uważać na zdrowie swoje i innych. Ograniczamy kontakty społeczne, ale to nie oznacza, że mamy zaprzestać działań biznesowych – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI 24.

 

Pamiętajmy też o terminie w jakim należy przechowywać sprawozdania finansowe. Dokument należy posiadać przez 5 lat. I tu się także sprawdza archiwum elektronicznym, które znacznie upraszcza życie przedsiębiorców.