Firmowa, wewnętrzna i zewnętrzna komunikacja, stwarza często dużo problemów dla przedsiębiorców. Sposobów na rozwiązanie tego typu kłopotów za pomocą narzędzi IT jest wiele. Natomiast niewątpliwie jednym z najprostszych jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jakie są korzyści z wdrożenia takiego systemu?

Umowy, faktury (kosztowe i przychodowe), zamówienia, oferty, oświadczenia, protokoły, wnioski i cała wewnętrzna dokumentacja – jeśli są przekazywane w formie papierowej, a nawet mailowej, mogą generować niepotrzebną stratę czasu. Istnieje zawsze też ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia. Korzystniejsze dla procedur firmowych i sprawniejszego obiegu dokumentów będzie przeniesienie ich z fizycznej formy obsługi na elektroniczną.

Wirtualny sekretariat generuje wiele możliwości i udogodnień:

  • dostęp online 24/7 – jedna z ważniejszych zalet wirtualnego sekretariatu, dokumenty są w zasięgu ręki, niezależnie od pory dnia i lokalizacji, wystarczy laptop, smartfon lub tablet z dostępem do sieci;
  • czas – szybkie i elastyczne mechanizmy wyszukiwania pozwalają zyskać cenne minuty, co znacznie może przyśpieszyć wiele procesów wewnątrz firmy;
  • porządek – dokumenty można przejrzyście usystematyzować, zgodnie z wewnętrznymi potrzebami firmy za pomocą systemu katalogów, etykiet, załączników;
  • archiwum – wyróżnia aplikację od zwykłego maila.

To takie proste

Obsługa wewnętrznej, ale i zewnętrznej dokumentacji w przypadku EBI24 jest bardzo prosta. Po zalogowaniu się do swojego konta, można w ciągu kilku minut wykonać każdą czynność, która do tej pory wymagała poświęcenia sporej ilości cennego czasu  – pobrać raport, przesłać fakturę, sprawdzić stan jej realizacji, przesłać umowę do podpisu. Istotne jest tu, że wszystkie tego rodzaju dokumenty przechowywane są w jednym miejscu a dostęp do nich jest bardzo intuicyjny. Wyszukanie potrzebnego „papieru” zajmuje kilka sekund. Można to zrobić za pomocą odpowiednich filtrów:

  • daty wystawienia lub otrzymania, zapłaty,
  • nr dokumentu – rodzaj i status dokumentu,
  • klienta (NIP, nazwa, numer),
  • kwot od… do… (netto, brutto),
  • katalogów,
  • etykiet,
  • pól dodatkowych.

Sprawny odbiór

EBI24 umożliwia zautomatyzowanie procesów tworzenia dokumentów przez wykorzystanie gotowych szablonów dokumentów i automatyczny proces wysyłki zarówno do pracowników firmy (np. pasków płacowych), jak i partnerów zewnętrznych (np. wysyłka e-faktur do kontrahentów).

Ważnym udogodnieniem jest też możliwość powiązania dokumentów w tzw. grupy robocze, jak np. umowę z ofertą i z rachunkiem – https://smartfirma.edu.pl/powiazania-dokumentow/. Usprawnieniu korespondencji służy tu też niewątpliwie natychmiastowa informacja o dostarczeniu dokumentu do odbiorcy (ewentualnie o jego niedostarczeniu) oraz później, o jego odczytaniu lub odrzuceniu. Proces ten można śledzić na bieżąco w systemie, obserwując zmiany statusu dokumentu.

Dzięki tym udogodnieniom przedsiębiorca zyskuje korzyści zarówno finansowe (podstawowy pakiet to koszt 35 zł)  jak i czasowe. A to, jest w przypadku prowadzenia firmy, rzecz bezcenna.