Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą lub zajmujące się finansami w firmie doskonale zdają sobie sprawę z konieczności właściwego porządkowania dokumentów. Dotychczas zadanie to wiązało się z obowiązkiem skrupulatnego opisywania i segregowania setek papierów, które później składowane były w stosach ciężkich segregatorów. Na szczęście rozwój technologii cyfryzacji znacznie ułatwił to zadanie.

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej, oprócz obowiązków wynikających z profilu prowadzonego biznesu, wiąże się z długą listą obostrzeń. Nakładają je na przedsiębiorców organy nadzorujące oraz instytucje państwowe. Ich przestrzeganie gwarantuje spokój i komfort organizowania własnych przedsięwzięć, które powinny stanowić o sile firmy. Niestety, bardzo często jest tak, że w wyniku natłoku prac, ład i porządek firmowych dokumentów spychany jest na drugi plan, ustępując miejsca bardziej palącym kwestiom. Doświadczenie i praktyka wielu firm jasno wskazują, że permanentnie utrzymujący się chaos i bałagan, to jeden z najłatwiejszych sposobów do tego, aby wpaść w tarapaty.

Nie drukujemy faktur

Prowadzenie firmy w naszym kraju wymaga dużej dozy samozaparcia i ogromnej dyscypliny. Umowy, faktury, a także oferty i pisma urzędowe, to tylko przykładowe dokumenty, które każdego dnia trafiają na biurka i skrzynki mailowe tysięcy osób. Umiejętne zarządzanie to w tym przypadku bardzo cenna umiejętność – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI 24. Platforma pomaga wygodnie archiwizować i katalogować dokumenty elektroniczne, a także przesyłać je między użytkownikami.

Cyfryzacja dokumentów to jeden z trendów, który wyraźnie zaznaczył swoją obecność w biznesowym świecie. Polscy przedsiębiorcy coraz chętniej spoglądają w stronę faktur elektronicznych, które  z powodzeniem zastępują te drukowane. Taka forma akceptowana jest przez Urząd Skarbowy. Ten wymaga jedynie, aby piliki były odpowiednio skatalogowane, żeby w razie potrzeby można było łatwo je odnaleźć.

Skan do chmury

Jednak faktury nie są jedynymi dokumentami, które warto przechowywać w formie elektronicznej. Wszystkie umowy i urzędowe pisma również mogą być przechowywane w wirtualnej przestrzeni po uprzednim ich zeskanowaniu. Takie rozwiązanie gwarantuje nie tylko łatwy dostęp do nich, ale również oszczędność czasu i cennego miejsca.

Nie da się ukryć, że ogromne połacie segregatorów i dokumentów, to obraz, który z biegiem czasu będzie coraz rzadziej widoczny w przestrzeni biurowej polskich przedsiębiorstw. Polacy coraz chętniej korzystają  z takich rozwiązań i nie powinno to nikogo dziwić, ponieważ to dużo bardziej efektywne od tradycyjnych teczek, które z biegiem czasu agregują wyłącznie kurz – dodaje Jacek Bartnik.

Decydując się na archiwizację plików w formie elektronicznej powinniśmy pamiętać jednak o kilku szczegółach, które mogą odegrać kluczową rolę:

  • wszystkie dokumenty powinny być odpowiednio oznaczone i skatalogowane – pozwoli to na zachowanie porządku i szybki dostęp do potrzebnych dokumentów;
  • warto co jakiś czas wykonać kopie zapasowe wszystkich folderów, aby w razie awarii nie stracić wszystkich cennych danych – dzięki temu będziemy mieli pewność, że nasze firmowe dokumenty są odpowiednio zabezpieczone
  • w wygodnym dla nas miejscu;
  • jeśli nie należymy od osób przesadnie dbających o porządek na pulpicie komputera, bezpieczniej będzie skorzystać z zewnętrznego narzędzia – takiego jak EBI 24, które nam tę pracę znacznie ułatwi.