Ile razy traciłeś czas i nerwy na znalezienie niezbędnego dokumentu firmowego czy faktury? A co z umowami, które dotarły do odbiorcy po terminie? Nawet w przypadku małych firm takie opóźnienia mają wpływ na jej wyniki finansowe. Ilość kopiowanych i drukowanych dokumentów to duża strata czasu i pieniędzy. Jakie jest więc rozwiązanie tych biznesowych bolączek…? Odpowiedzią jest wprowadzenie do codziennego życia firmy wirtualnego sekretariatu. Polskim przedsiębiorcom taką możliwość daje m.in. platforma EBI 24.

Dzięki systemowi EBI 24 obsługa wszystkich dokumentów firmowych zostaje przeniesiona w wymiar elektroniczny. Co to oznacza? Umowy, faktury (kosztowe, przychodowe, korygujące), zamówienia, oferty, oświadczenia, protokoły, wnioski zmieniają tu swoją postać z formy papierowej na pełnoprawną formę elektroniczną, akceptowalną przez wszystkie polskie urzędy. Aplikacja porządkuje zarządzanie dokumentami, usprawnia procesy związane z ich użytkowaniem.  Są one obsługiwane w wygodny i w pełni zautomatyzowany sposób z każdego miejsca, z dowolnego urządzenia – na komputerze lub urządzeniach mobilnych i co też jest ważne – w dowolnym czasie. Jeszcze do niedawna wprowadzenie takich udogodnień wiązało się z bardzo dużymi kosztami dla przedsiębiorcy. Optymalnym rozwiązaniem dla tego problemu jest system opłat, jaki znajdziemy na platformie Ebi 24. Klient ponosi tu tylko opłatę abonamentową. Płaci się za usługę (SaaS, Software as a Service), a miesięczny koszt jest uzależniony od liczby obsługiwanych dokumentów.

Dla małych i dużych

Platforma EBI 24 jest idealnym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy, który ma do czynienia z dokumentami firmowymi. Na takim wirtualnym sekretariacie skorzystają zarówno prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jak i zarządzający małymi/średnimi firmami. System daje też możliwości dużym korporacjom – przydatną funkcją może tu być np. masowa wysyłka e-faktur (także korygujących) do klientów czy rozsyłanie do pracowników pasków z pensjami.

Decydując się na pracę z platformą EBI 24 zyskujesz przede wszystkim intuicyjny i łatwy w użyciu system do przechowywania i zarządzania dokumentami firmowymi. Tym co wyróżnia aplikację od zwykłego e-maila to archiwizacja i bezpośrednie katalogowanie dokumentów umożliwiające dostęp wielu użytkownikom, o każdej porze i z każdego miejsca, gdzie jest dostępny Internet. Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad dużą ilością plików, które otrzymujemy i wysyłamy.

Wszystkie dokumenty mam teraz w jednym miejscu. Archiwum elektroniczne i dostęp on-line pozwalają mi zdalnie zarządzać fakturami i płatnościami. Największą zaletą dla mnie jest to, że dostęp do nich mam bez względu na to, gdzie jestem, w biurze, w domu, na wakacjach za granicą – dodaje Izabella Pawlak, właścicielka sklepu zdrowiemojapasja.pl.

Korzyści z wirtualnego sekretariatu:

  • dostęp online 24/7 – to jest zdecydowanie jedna z ważniejszych zalet wirtualnego sekretariatu, dokumenty są w zasięgu ręki, niezależnie od pory dnia i lokalizacji, wystarczy laptop, smartfon lub tablet z dostępem do sieci;
  • czas – szybkie i elastyczne mechanizmy wyszukiwania pozwalają zyskać tak cenne minuty; można też znacznie przyśpieszyć wiele procesów wewnątrz firmowych;
  • porządek – dokumenty można przejrzyście usystematyzować, zgodnie z wewnętrznymi potrzebami firmy za pomocą systemu katalogów, etykiet, załączników.

Podstawowy pakiet, który w zupełności wystarcza dla małej firmy, kosztuje zaledwie 35 zł/miesiąc. Czy warto skorzystać? Przez pierwszy miesiąc przekonasz się za darmo. Jak dużo daje korzystanie z wirtualnego sekretariatu przekonasz się tutaj thttp://www.ebi24.pl/funkcjonalnosci/obsluga-dokumentow .