Zdalna współpraca z zewnętrznymi firmami to teraz codzienność. Maile, videospotkania, telefony tak wygląda nasza praca. Często jednak potrzebny jest szybki, bezpośredni dostęp do dokumentacji – np. finansowej. Jest to szczególnie istotne w przypadku sprawnej współpracy np. z biurem rachunkowym. Jak to zorganizować, gdy korzystanie z segregatorów – znajdujących się w firmie – jest mocno utrudnione?

Do tej pory, gdy księgowa potrzebowała faktury, umowy czy innego, niezbędnego dokumentu wystarczyło, że przeszukała odpowiednio skatalogowany segregator i już. Przedsiębiorca też bez problemu mógł jej przekazać niezbędny pakiet dokumentacji. Osobiście, kurierem lub czasem mailowo. Nie zawsze była to najwygodniejsza forma komunikacji, ale dla wielu wystarczająca. Teraz jednak to się zmieniło. Firmowe magazyny z dokumentacją w większości są zamknięte, a kontakt osobisty mocno utrudniony. Pozostaje działanie online.

Koronawirus niewątpliwie bardzo dużo zmienił w naszym sposobie pracy. To co wcześniej było jedynie trendem, teraz jest koniecznością. Tak jest z bezpośrednim, bezpiecznym i szybkim dostępem do dokumentów. Dla pracowników biur rachunkowych taka możliwość to rzecz często na wagę złota. Rozliczenia robione bez „proszenia” się o faktury, dokumenty – to było marzenie. Marzenie, które stało się faktem. Platformy, dzięki którym w bezpiecznej chmurze można gromadzić dokumentację, do której dostęp z każdego miejsca, o dowolnej godzinie mają upoważnione osoby – to jest kolejne narzędzie pracy, które zapewne stanie się już codziennością. Tym bardziej, że nadal nie wiemy, kiedy – i w jakim stopniu – nastąpi powrót do znanej nam nie tak dawno temu codzienności.

Pytania i odpowiedzi

Jak wygląda korzystanie z takiej platformy? Szczególnie w przypadku współpracy na linii przedsiębiorca – biuro rachunkowe.  Mały przewodnik FAQ. Pytania z zakresu współpracy rachunkowej i odpowiedzi od Ebi 24, polskiej platformy, która z powodzeniem ułatwia życie firmom już od 3 lat.

  • Czy jeżeli korzystam z innych systemów wsparcia mojej firmy, takich jak Księgowi, ERP, CRM, Project Management, to Ebi 24 jest dla mnie? Tak, system posiada wiele funkcji, które istnieją w pozostałych programach wsparcia biznesu, takich jak programy do wystawiania faktur, systemy księgowe, CRM, czy ERP. Posiadane przez Ebi 24 funkcje obsługi faktur mogą w pełni zastąpić program do wystawiania faktur. Jednakże w razie konieczności platforma może spełniać rolę komplementarną dla systemów ERP czy CRM oraz programów finansowych. Posiada też szereg integracji z zewnętrznym oprogramowaniem.
  • Czy jeżeli korzystam z zewnętrznej firmy księgowej, to system EBI24 będzie przynosił mojej firmie korzyści? Tak, Ebi 24 daje możliwość szybkiego dostarczania faktur do biura księgowego drogą elektroniczną, co pozwala uniknąć comiesięcznych wizyt w biurze księgowym lub konieczności wysyłania wydrukowanych faktur pocztą. W systemie możesz stworzyć specjalny dostęp dla Twojego biura księgowego i udzielić mu dostępu do wybranych dokumentów np. księgowych. Faktury stworzone i wymienione w systemie spełnią wymagania każdej księgowej – możesz między innymi opisywać faktury, dodawać załączniki itp.

Możliwa jest także integracja systemu z wybranymi programami księgowymi. Dodatkową korzyścią dla Twojej firmy jest brak konieczności drukowania i kopiowania faktur.

  • Czy system EBI24 jest połączony z innymi systemami zewnętrznymi np. CEiDG? Tak, Ebi 24 jest zintegrowany z bazą CEiDG, a wszystkie wprowadzane dane partnerów są automatycznie pobierane i uzupełniane w wybranych polach. Dzięki pobieraniu danych firmowych z bazy CEiDG idealnie uzupełnia dane partnerów, nawet jeżeli nie znasz ich pełnych danych.
  • Jak zintegrować usługę z bankiem z systemem księgowym? Platforma oferuje możliwość eksportu faktur i innych dokumentów do formatów używanych przez popularne programy księgowe. Wygenerowany plik można następnie zaimportować w systemie księgowym.
  • Czy system pozwala na definiowanie uprawnień poszczególnym użytkownikom? Tak, uprawnienia mogą być definiowane dla różnych użytkowników według różnych parametrów – w zależności czy uprawnienie ma być przyznane np. pracownikowi, księgowej czy też organowi kontroli podatkowej. Można dowolnie określić zakres przyznanego uprawnienia dla konkretnego użytkownika – możesz zdecydować, czy osoba, której przyznano uprawnienie może tworzyć i edytować dokumenty, wysyłać je partnerom, czy też uprawnienie ogranicza się tylko do odczytu dokumentów bez możliwości ich zmiany. Dostęp do dokumentów dla danej osoby może być także ograniczony tylko do niektórych rodzajów dokumentów, wybranych katalogów albo tylko do dokumentów pochodzących od konkretnego partnera.