Księgowy drogowskaz
Wraz z początkiem nowego roku podatkowego niektórzy przedsiębiorcy postanawiają zmienić obsługujące ich biuro rachunkowe. Jakie wstępne wytyczne powinno spełniać nowe, aby szanse na współpracę były optymistyczne? Jak z morza ofert wyłonić te najlepsze?
-
Kwalifikacje księgowej / biura rachunkowego
Dzisiaj biuro rachunkowe może otworzyć praktycznie każdy. Do jego prowadzenia nie są potrzebne żadne licencje. Dlatego warto wiedzieć, że zatrudniona tam księgowa posiada:
- licencję Ministra Finansów – certyfikat księgowy. Nie jest obowiązkowa, ale wielu księgowych z wieloletnim stażem posiada taki dokument;
- certyfikaty Centrum informacji Księgowej – organizacja prowadząca egzaminy dla księgowych i weryfikująca biura rachunkowe pod kątem określonych kryteriów. Informacje o certyfikowanych księgowych i biurach rachunkowych dostępne są na cik.org.pl;
- potwierdzenia szkoleń i kursów księgowych – bieżąca wiedza, gdy przepisy zmieniają się tak często jest niezwykle istotna.
-
Ubezpieczenie OC na działalność biuro rachunkowego
Ubezpieczenie OC na działalność biura rachunkowego, powinno być obok kwalifikacji, podstawowym warunkiem przy wyborze usług księgowych. Ubezpieczenie chroni Twoją firmę od odpowiedzialności finansowej za ewentualne błędy biura rachunkowego. Zasada jest prosta, czym większa kwota ubezpieczenia tym lepiej. Warto zapytać księgową o wysokość ubezpieczenia oraz czy oprócz podstawowego zabezpieczenia posiada rozszerzoną polisę np. o ubezpieczenie kadr i płac, będzie to istotne w przypadku, gdy zatrudniamy pracowników
-
Zakres usługi księgowej ważne przy wyborze biura rachunkowego
Warto sprawdzić, co obejmuje usługa księgowa i czy zakres ten spełnia nasze oczekiwania. Zazwyczaj w podstawowym pakiecie jest wyliczenie podatków oraz wysłanie deklaracji do urzędów. Możliwe jednak, że potrzebujemy np. reprezentacji w urzędach lub doradztwa podatkowego.
-
Doświadczenie i specjalizacja branżowa
Lata na rynku nie są decydującym kryterium. Często doświadczeni księgowe zakładają własne firmy po latach pracy na etacie. Warto wziąć pod uwagę rekomendacje innych. Pamiętajmy tylko, że nasze indywidualne potrzeby mogą być różne od innych klientów. I tu zahaczamy o kwestię specjalizacji – dobrze, by wybrana przez nas firma miała doświadczenie w obsłudze konkretnie interesującej nas branży.
-
Organizacja biura rachunkowego
Organizacja w biurach rachunkowych znacząco się różni, dlatego warto wybrać biuro rachunkowe, które działa sprawnie i nowocześnie. Ważne są nie tylko godziny pracy, dostępność w sytuacjach kryzysowych, ale także oprogramowanie z jakiego biuro korzysta. Wygodne dla przedsiębiorcy, jak i księgowego. Istotna jest np. możliwość przesyłania faktur i korzystania z archiwum dokumentów finansowych w dowolnym czasie i miejscu. My korzystamy z platformy Ebi 24. Dlaczego? Daje możliwość szybkiego dostarczania faktur do biura księgowego drogą elektroniczną, co pozwala uniknąć comiesięcznych wizyt w biurze księgowym lub konieczności wysyłania wydrukowanych faktur pocztą. W systemie możesz stworzyć specjalny dostęp dla biura rachunkowego i udzielić mu dostępu do wybranych dokumentów np. księgowych. Faktury stworzone i wymienione w systemie EBI24 spełnią wymagania księgowych – można m.in. opisywać faktury, dodawać załączniki itp. Istotna jest także integracja systemu z wybranymi programami księgowymi. Dodatkową korzyścią jest brak konieczności drukowania i kopiowania faktur – co znacznie redukuje koszty ponoszone przez Twoją firmę.
Warto też zwrócić uwagę na komunikację – czy informacje chociażby o datach płatności, ich wysokości przekazywane są z odpowiednim wyprzedzeniem. W jakiej formie będą przekazywane te komunikaty – mailowo, telefonicznie?
-
Cena a wybór biura rachunkowego
Ważne jest, aby ocenić proporcjonalność wysokości ceny, do jakości usługi. I dokładnie zapoznajmy się co jest oferowane w wybranym pakiecie, a za co – ewentualnie – trzeba będzie dopłacić.
