Napływają alarmujące dane o wzmożonej aktywności koronawirusa. Przed nami najprawdopodobniej też jesienna, druga fala zachorowań na covid-19. Czy wyciągnęliśmy wnioski z wiosennych obostrzeń? Jak się przygotować do ich ewentualnego powrotu?
Ostatnie, wiosenne zamrożenie gospodarki najbardziej dotknęło małe i średnie przedsiębiorstwa. Przestoje lub ograniczenia w prowadzeniu działalności bardzo nadwyrężyły ich możliwości. Wobec rządowych nakazów konieczne stało się wprowadzenie pracy zdalnej. To była duża nowość, z którą musieli się zmierzyć zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Nowy model pracy został przetestowany na niespotykaną dotąd skalę.
Niemożliwość codziennego spotykania się w biurze sprawiła, że normą stały się m.in. wideokonferencje czy specjalne portale pracownicze, dające możliwość rozliczania godzin pracy czy wnioskowania w trybie online w kwestiach pracowniczych. Problemem mógł jednak okazać się szybki dostęp do firmowych archiwów czy konieczność błyskawicznego podpisania umowy bez jej wydruku.
A nie powinno tak być. Nowoczesne technologie sprzyjają potrzebom, jakie pojawiły się w czasach koronawirusa. Narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów czy e-archiwum to już rzecz powszechna. Sprawdziły się w wielu biurach przed erą pandemii a teraz są znakomitym zabezpieczeniem do sprawnego, wewnętrznego funkcjonowania małych i średnich przedsiębiorstw.
Jakie dają korzyści?
- Bezpieczny dostęp do firmowej dokumentacji o każdej porze, z każdego miejsca, gdzie jest możliwe łączenie internetowe
- Kontrola nad obiegiem dokumentów – dostęp do nich mają upoważnieni pracownicy
- Nieograniczone zasoby – na bezpiecznym serwerze można długo przechowywać wszelkie ilości różnej dokumentacji; umowy czy faktury nie giną, nie ma też konieczności szukania dla nich odpowiedniego miejsca
- Oszczędności finansowe – w dobie ograniczeń każdy przedsiębiorca ich szuka a rezygnacja z wynajmowania drogich pomieszczeń czasem staje się koniecznością; nie trzeba też rozglądać się za zewnętrznymi miejscami do przechowywania archiwalnej dokumentacji np. pracowniczej – wszystko jest „pod ręką”, dostępne na serwerze.
Podpis także zdalnie
Niewątpliwie dużym ułatwieniem w funkcjonowaniu przedsiębiorstw jest prosta możliwość podpisywania dokumentów na tablecie za pomocą dołączonego rysika. Rozwiązanie wcześniej z powodzeniem wykorzystywane m.in. przez firmy kurierskie czy telekomunikacyjne sprawdza się i w innych branżach. Szczególnie podczas zagrożeń związanych z covid-19. Nie niesie za sobą ryzyka kontaktu z osobą zakażoną a i finalizacja tak podpisanej umowy jest znacząco szybsza. Tak podpisane dokumenty są prawnie wiążące.
Bezpieczna przyszłość
Wprowadzenie takich rozwiązań wpływa niewątpliwie na poczucie bezpieczeństwa osób zatrudnionych a co za tym idzie, często na ich większe zaangażowanie. Forma pracy zdalnej już wcześniej cieszyła się sporym zainteresowaniem – była czasem oferowana jako bonus przy ofercie zatrudnienia – a teraz, po etapie przyzwyczajania do niej i przy wyciągniętych wnioskach może okazać się dla wielu bardziej motywująca do pracy niż stacjonarna forma zatrudnienia.
