Wydruk bez wydruku – czyli jak oszczędzić 10% kosztów rocznie?
Czy do drukowania zawsze potrzebny jest papier? Okazuje się, że nie. Niepotrzebna jest też tradycyjna drukarka. Nowoczesny przedsiębiorca planujący rozwój i wzrost dochodów firmy nie potrzebuje już tego rodzaju urządzeń rodem. Wystarcza podłączony do internetu tablet lub smartfon. Jak to jest możliwe?
Liczby mówią same za siebie – Polska wydrukiem stoi
Firma doradcza KPMG przeprowadziła badania, na podstawie których stwierdzono, że przeciętny pracownik w Polsce drukuje miesięcznie około 650 kartek papieru formatu A4. Oznacza to prawie cztery ryzy papieru na kwartał, czyli osiem tysięcy stron rocznie. Jeśli przyjmie się 10 gr za koszt takiego jednorazowego wydruku, oznacza to, że jedna osoba w biurze „wydrukowuje” 800 zł w ciągu roku. Jest to wydatek na samo drukowanie – bez ceny papieru, kosztów zakupu urządzeń i ich eksploatacji oraz serwisu. Szacuje się, że całkowite koszty drukowanie dokumentów mogą pochłonąć nawet 10% przychodów firmy. Oprócz łatwych do policzenia kosztów w grę wchodzi jeszcze czas pracowników poświęcany na drukowanie, niszczenie, archiwizowanie i szukanie papierowych dokumentów. Do tego dochodzi zużycie energii i miejsce na klasyczne archiwum…
Jedna trzecia ankietowanych przyznała także, że często lub czasami drukują w pracy dokumenty w zbyt wielu egzemplarzach. Podobnie dzieje się w całej Europie. Szacuje się, że na naszym kontynencie jeden pracownik biurowy dziennie zużywa 31 arkuszy papieru, z czego aż 6 stron jest drukowanych niepotrzebnie. Dlaczego tak się dzieje? Niestety, jesteśmy wychowani w kulcie papieru. Dlatego często bezmyślnie drukowane są duże ilości niepotrzebnych materiałów. Zanim więc kolejny raz damy w komputerze opcję „drukuj” dla wielostronicowej umowy w kilku kopiach zastanówmy się, czy jest to konieczne? Zmiana nawyków lub odcięcie od tradycyjnej drukarki pomoże zaoszczędzić firmom duże pieniądze.
Umowa bez podpisu?
Czy jednak biznes może funkcjonować i się rozwijać bez wydruku w formie papierowej? Jak podpisywać przesyłane drogą elektroniczną umowy? Niezbędne jest tu narzędzie, które pozwala na wydruk i elektroniczną archiwizację danych. Przykładem może być Ebi Sign, którego autorem jest polska firma Ebi 24. Do jego wdrożenia potrzebne są tylko dwa elementy – system EBI 24 i zwykły tablet lub smartfon z rysikiem. „Umowy, faktury, a także oferty i pisma urzędowe, to tylko przykładowe dokumenty, które każdego dnia trafiają na skrzynki mailowe tysięcy osób. Część z nich wymaga szybkiego podpisu. Nie zawsze jest to możliwe – szczególnie gdy obok nas nie stoi drukarka. A czas jest niezmiernie ważny – wie to każdy, kto czekał na ostateczny podpis umowy. Dla nas priorytetem jest, aby każdy przedsiębiorca rozwijał swój biznes w sposób nowoczesny i zgodny z prawem. Przedsiębiorca nie musi już korzystać z urządzeń, które tylko zajmują miejsce i do których nie zawsze jest możliwy szybki dostęp” – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający Ebi 24.
Standardowo kontrahent przesyła umowę w formacie pdf, którą należy wydrukować, podpisać, zeskanować i odesłać mailem. Jest to długa procedura, bardzo często związana z dodatkowymi kosztami. Mało z nas o tym wie – ale obecnie można ją znacznie uprościć. EBI Sign eliminuje konieczność drukowania, a następnie ponownego skanowania dokumentu – pozwalając na oszczędność czasu i… pieniędzy. To innowacyjne na naszym rynku rozwiązanie, które daje możliwość dopasowania się do wewnętrznych procedur firmowych oraz innych narzędzi używanych aktualnie w firmie, jak np. programy CRM. Aplikacja znakomicie się sprawdza w przypadków umów zewnętrznych, ale także w wewnętrznej pracy firmy. Jest dużym ułatwieniem szczególnie dla działów HR – umowa o pracę lub załącznik do niej mogą być podpisane na tablecie i od razu zarchiwizowane, bez konieczności wydruku a potem skanowania. Narzędzie jest także bardzo dobrą opcją dla tych form biznesu, dla których życie w zgodzie z naturą jest mottem. Bo czy wchodząc do proekologicznego salonu SPA trzeba wypełniać kwestionariusz na podanym wydruku? Nie. Znacznie bardziej spójne z wizją firmy będzie wypełnienie go na tablecie w systemie EBI Sign.
E-umowa zgodnie z prawem i wymaganiami RODO
Niezależnie jednak, w jaki sposób forma podpisu zostanie zastosowana, to ważne jest, że każdy uwierzytelniony elektronicznie dokument trafia do bezpiecznego e-archiwum EBI 24 oraz na wskazany adres e-mail. W taki sposób jest przechowywany zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami RODO. Istotne jest także, że podpis rysikiem jest prawnie wiążący, a wszystkie kroki związane z przebiegiem procesu podpisania umowy są rejestrowanie i przypisywane do danej osoby (użytkownika lub partnera) oraz konkretnego dokumentu. W przypadku sporu, utrwalenie dokumentu w systemie Ebi 24 jest dowodem wiarygodności dokonanych czynności. Oznacza to, że w przypadku złożenia podpisu drogą elektroniczną platforma pełni rolę sygnatariusza, co dodatkowo wzmacnia wiarygodność dokumentu podpisanego drogą elektroniczną.
