Dokumenty czasem giną. Nie zawsze przez celowe działania. Zdarza się, że przez nieuwagę czy wypadki losowe. Często jest też tak, że w firmie nie ma jednej osoby, przypisanej do opieki nad archiwum. A gdy nawet jest, to w momencie jej nieobecności (choroby, urlopu czy zmiany pracy), dostęp do dokumentacji staje się bardzo utrudniony. Czy jest więc sens nadal stawiać na rozwiązanie z przeszłości, jakim jest klasyczne archiwum? Naszym zdaniem, nie. Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty, mając do nich szybki dostęp?
Dokumenty firmowe muszą być przechowywane w oryginale często przez wiele lat. Konkretne ustawy i rozporządzenia precyzyjnie regulują, jakie należy trzymać i jak długo. Przechowywanie dotyczy jednak nie tylko dokumentów objętych przepisami. Wgląd do archiwalnych umów czy faktur często jest niezbędny w codziennej działalności firmy.
Czy wiesz, że… na przechowanie 100 segregatorów potrzeba około 5m2
Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z możliwości, jakie oferuje współczesna technologia. Elektroniczne archiwum – bo o nim mówimy – to już nie wizja przyszłości, a ułatwiająca pracę codzienność. To rozwiązanie nie tylko korzystne logistycznie, ale także tańsze od znanego nam od lat archiwum pełnego segregatorów.
Dokumentacja zgromadzona w e-archiwum jest też bezpieczna. Przyczynia się także do odzyskania miejsca w firmowym biurze. Ponadto uwalnia od konieczności poszukiwania osoby, która zaprowadzi w niej porządek, skataloguje, określi zasady postępowania z dokumentami powstającymi w poszczególnych działach.
– Klienci korzystający z naszych usług mają natychmiastowy, całodobowy dostęp do swojego archiwum. Dla każdego z nas bardzo ważny jest czas. A tu możemy go zaoszczędzić np. na wysyłaniu zapytań dotyczących możliwości przesłania archiwalnych faktur znajdujących się w tradycyjnym archiwum. Dodajmy też, że dokumentacja przechowywana jest w bezpiecznie, zgodnie z wszelkimi wymaganiami. Oczywiście nie ma do nich dostępu nikt poza osobami uprawnionymi. Nie ma mowy także o bałaganie – każdy dokument jest odpowiednio skatalogowany i zawsze jest w tym samym miejscu – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający Ebi24 systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji.
Czy wiesz, że… miesięcznie średnio jeden dzień roboczy pracownik poświęca na szukanie dokumentów w klasycznym archiwum. W e-archiwum dostęp do dokumentacji zajmuje maksymalnie 1 minutę!
Na takie rozwiązanie decydują się nie tylko ogromne korporacje. Posiadanie e-archiwum znakomicie się sprawdza także w przypadku małych i średnich firm. Dlaczego? – Wszyscy szukamy oszczędności w budżecie. Dla wszystkich liczy się czas i łatwość dostępu. Po co opierać się na tym co było kiedyś, jeśli współcześnie mamy skuteczniejsze narzędzia do pracy. Dostępne dla „małych” i „dużych” – dodaje Jacek Bartnik.
Podsumowując, decydując się na elektroniczne archiwum masz gwarancję, że:
- dokumenty są uporządkowane, zabezpieczone i kompletne,
- dostęp do nich jest łatwy i szybki,
- obniżone są koszty przechowywania, przetwarzania i zarządzania dokumentami,
- zachowane są standardy przechowywania i przetwarzania dokumentów,
- zachowana jest zgodność z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi w zakresie archiwizacji dokumentacji,
- dokumenty zabezpieczone są przed zniszczeniem lub zgubieniem.
