40 lat temu brytyjsko-amerykański informatyk Frederick Wilfrid po raz pierwszy opracował wizję „biura bez papieru”. Mimo to, obecnie drukarki w dalszym ciągu używane są codziennie. Czy do drukowania zawsze potrzebny jest papier? Okazuje się, że nie. Niepotrzebna jest też tradycyjna drukarka. Dzisiaj wystarcza podłączony do internetu tablet lub smartfon. Jak to jest możliwe?
Czy wiesz, że…
Polscy pracownicy i użytkownicy domowi wypełniają 23 razy wykonanymi wydrukami salę widowiskową katowickiego Spodka.
Jak to jest możliwe? Na zlecenie Epson Europe przeprowadzono wśród 2400 pracowników małych i średnich przedsiębiorstw z krajów regionu EMEA niezależną ankietą dotyczącą drukowania. Wyniki są jednoznaczne. 76 procent respondentów uważa drukowanie za „bardzo ważny” czynnik usprawniający ich pracę, a przytłaczająca większość (75 procent) uważa, że „prowadzenie biura bez papieru jest nierealne”. Co więcej, 79% respondentów uznało drukowanie za bardzo istotny czynnik funkcjonowania ich branży; respondenci w Polsce ujawnili, że drukują średnio 29 stron dziennie, a najczęściej drukowane materiały to faktury zaraz potem umowy oraz raporty i broszury. Co ciekawe, prawie połowa wszystkich drukowanych materiałów jest natychmiast wyrzucana (17 procent) lub używana krótkoterminowo (29 procent). Mimo to, aż dla 95 % pracowników uważa kwestię ochronę środowiska za istotną!
Drogi wydruk
Przecięty pracownik w Polsce drukuje miesięcznie około 650 kartek papieru formatu A4. Oznacza to prawie cztery ryzy papieru na kwartał, czyli osiem tysięcy stron rocznie. Jeśli przyjmie się 10 gr za koszt takiego jednorazowego wydruku, oznacza to, że jedna osoba w biurze „wydrukowuje” 800 zł w ciągu roku. Jest to wydatek na samo drukowanie – bez ceny papieru, kosztów zakupu urządzeń i ich eksploatacji oraz serwisu. Szacuje się, że całkowite koszty drukowanie dokumentów mogą pochłonąć nawet 10% przychodów firmy. Oprócz łatwych do policzenia kosztów w grę wchodzi jeszcze czas pracowników poświęcany na drukowanie, niszczenie, archiwizowanie i szukanie papierowych dokumentów. Do tego dochodzi zużycie energii i miejsce na klasyczne archiwum…
Badania, jakie w tym temacie przeprowadziła firma doradcza KPMG, wskazały, że jedna trzecia ankietowanych przyznała także, że często lub czasami drukują w pracy dokumenty w zbyt wielu egzemplarzach. Podobnie dzieje się w całej Europie. Szacuje się, że na naszym kontynencie jeden pracownik biurowy dziennie zużywa 31 arkuszy papieru, z czego aż 6 stron jest drukowanych niepotrzebnie. Dlaczego tak się dzieje? Niestety, jesteśmy wychowani w kulcie papieru. Dlatego często bezmyślnie drukowane są duże ilości niepotrzebnych materiałów. Zanim więc kolejny raz damy w komputerze opcję „drukuj” dla wielostronicowej umowy w kilku kopiach zastanówmy się, czy jest to konieczne? Zmiana nawyków lub odcięcie od tradycyjnej drukarki pomoże zaoszczędzić firmom duże pieniądze.
Jak ograniczyć zużycie papieru?
Ograniczenie zużycia papieru w przedsiębiorstwie przyczynia się nie tylko do obniżenia kosztów ponoszonych przez firmę, lecz również wpływa pozytywnie na środowisko przez ograniczenie ilości powstawianych odpadów. Co więc można zrobić?
- nie drukuj, gdy nie musisz! – najprostsza i najbardziej podstawowa zasada – nie każdy wydruk jest potrzebny, jeżeli już zdecydujemy się na wydruk, warto zastanowić się, która część dokumentu jest nam naprawdę potrzebna – może okazać się, że z 10 stron raportu niezbędna jest nam tylko jedna;
- dwustronne drukowanie – ogranicza zużycie papieru oraz tonerów
- drukowanie wielu stron na jednej kartce
- drukowanie na częściowo zapełnionych kartkach
- drukowanie po uprzednim sprawdzeniu układu dokumentu na podglądzie – warto zobaczyć, jak dany dokument będzie wyglądał na wydruku, aby nie musieć drukować dokumentu po raz drugi;
- aby ograniczyć ilość prywatnych wydruków można zastosować system znakowania – każda wydrukowana strona może być sygnowana nazwiskiem/kodem pracownika oraz nr komputera, z którego dokonano wydruku;
- wprowadzanie w dziale IT programów pozwalających monitorowanie drukowanych dokumentów w całej firmie, pozwoli na identyfikację działów, które dokonują najwięcej wydruków;
- elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – warto wprowadzić chociażby system elektronicznych faktur, które pozwolą zaoszczędzić na papierze oraz na kosztach ponoszonych na rzecz poczty. Co więcej, elektroniczne faktury przyśpieszają obieg dokumentów między firmami.
Eco umowa?
EOD to zjawisko już co raz częściej spotykane w polskich firmach. Można jednak pójść krok dalej i nie korzystając z drukarki podpisywać także przesyłane drogą elektroniczną umowy. Niezbędne jest tu narzędzie, które pozwala na wydruk i elektroniczną archiwizację danych – takie jak Ebi Sign. Do jego wdrożenia potrzebne są tylko dwa elementy – system EBI 24 i zwykły tablet lub smartfon z rysikiem. Umowy, faktury, a także oferty i pisma urzędowe, to tylko przykładowe dokumenty, które każdego dnia trafiają na skrzynki mailowe tysięcy osób. Część z nich wymaga szybkiego podpisu. Nie zawsze jest to możliwe – szczególnie gdy obok nas nie stoi drukarka. A czas jest niezmiernie ważny – wie to każdy, kto czekał na ostateczny podpis umowy. Dla nas priorytetem jest, aby każdy przedsiębiorca rozwijał swój biznes w sposób nowoczesny i zgodny z prawem. Przedsiębiorca nie musi już korzystać z urządzeń, które tylko zajmują miejsce i do których nie zawsze jest możliwy szybki dostęp – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający Ebi 24.
Standardowo kontrahent przesyła umowę w formacie pdf, którą należy wydrukować, podpisać, zeskanować i odesłać mailem. Jest to długa procedura, bardzo często związana z dodatkowymi kosztami. Mało z nas o tym wie – ale obecnie można ją znacznie uprościć. EBI Sign eliminuje konieczność drukowania, a następnie ponownego skanowania dokumentu – pozwalając na oszczędność czasu i… pieniędzy. Rozwiązanie daje możliwość dopasowania się do wewnętrznych procedur firmowych oraz innych narzędzi używanych aktualnie w firmie, jak np. programy CRM. Aplikacja sprawdza w przypadków umów zewnętrznych, ale także w wewnętrznej pracy firmy. Jest dużym ułatwieniem szczególnie dla działów HR – umowa o pracę lub załącznik do niej mogą być podpisane na tablecie i od razu zarchiwizowane, bez konieczności wydruku a potem skanowania. Narzędzie jest także bardzo dobrą opcją dla tych form biznesu, dla których życie w zgodzie z naturą jest mottem. Bo czy wchodząc do proekologicznego salonu SPA trzeba wypełniać kwestionariusz na podanym wydruku? Nie. Znacznie bardziej spójne z wizją firmy będzie wypełnienie go i podpisanie na tablecie.
