Przychody są jednym z najważniejszy aspektów prowadzenia firmy. Pozwalają na rozwój i dają dużą szansę utrzymania się na wymagającym rynku. Brak płynności finansowej może przekreślić nawet najlepszą wizję. Jak dbać o firmowe finanse?
Sprawne zarządzanie firmowymi finansami jest ważne. Stwierdzenie to wydaje się być tzw. oczywistą oczywistością. W praktyce jednak bywa z tym różnie. Nieodpowiedzialne podejście do finansów potrafiło położyć nawet najbardziej perspektywicznie rozwijającą się firmę. Owszem, każdy biznes jest trochę inny, trzeba wziąć pod uwagę różne zmienne i okoliczności. Warto jednak mieć wyrobione pewne schematy. Podpowiadamy podstawowe zasady, które sprawdzają się w większości przypadków.
Finanse – zasada nr 1, czyli DOKUMENTACJA I ARCHIWIZACJA
Podstawą zarządzania firmowymi finansami jest odpowiednia dokumentacja nawet najmniejszego wydatku lub przychodu. Pozwala to na strategiczne przygotowanie zestawienia zysków i strat oraz uniknięcie finansowego chaosu. Wiąże się z tym dobrze prowadzona archiwizacja. Szczegółowe opisanie i skatalogowanie wszelkich faktur to podstawa dobrze funkcjonującego biznesu. Dzięki temu nie będziemy mieć problemu z odnalezieniem odpowiednich dokumentów w przypadku kontroli czy tworzenia np. rocznych bilansów. Ułatwia to również sprawdzenie, czy dany projekt przynosi spodziewany zysk. To z kolei pozwala na przyszłość określić rentowność podobnych zleceń. Jeśli chcesz mieć łatwy dostęp do całej dokumentacji firmowej, w tym finansowej, warto sięgnąć po takie narzędzia jak system Ebi 24. Platforma w bezpiecznej chmurze gromadzi skatalogowane faktury, dokumenty, umowy – gdy są potrzebne łatwo je odnaleźć i zrobić np. szczegółowe zestawienie wydatków.
Finanse – zasada nr 2, czyli SZTUKA PRZEWIDYWANIA
Nie na podstawie wróżenia z fusów, ale na realnym wyciąganiu wniosków z tworzonych raportów – głównie tych dotyczących sprzedaży. To one pokazują dynamikę finansową firmy, co przynosi zyski a co straty. Na raportach opiera się także sztuka planowania kolejnych kroków. Warto tu często zakładać ciemniejszy scenariusz. Taka zapobiegliwość pozwala łatwiej radzić sobie z sytuacjami kryzysowymi.
Finanse – zasada nr 3, czyli POMOC ZEWNĘTRZNA
Nie każdy przedsiębiorca musi znać się na finansach. Dobrze, aby miał rozeznanie, wiedzę i pojęcie, ale z wielu względów dobrze jest poszukać dodatkowego wsparcia specjalistów w tej dziedzinie. Oddelegowanie niektórych czynności związanych z finansami daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na inne biznesowe działania, a przy okazji daje gwarancję, że zostaną dobrze wykonane. Poza tym czasem warto jest posłuchać obiektywnej opinii kogoś niezależnego.
Finanse – zasada nr 4, czyli ZABEZPIECZENIE PŁYNNOŚCI
W tej kwestii niezwykle przydatny jest system monitoringu faktur i przypominaniu klientom o zbliżającym się terminie zapłaty. Gdy czas minął a na koncie brak wpływu od kontrahenta, nie ma sensu zwlekać z rozpoczęciem procesu odzyskiwania należności. Brak wielu wpłat oznacza brak płynności finansowej, a to dla firm było przeszkodą nie do pokonania. Jak uniknąć zatorów finansowych – w naszym wcześniejszym materiale.
Kiedy mamy już wszystko zaplanowane i zorganizowane nie pozostaje nic innego jak robić to stale. Sprawdzać, kontrolować, dostosowywać, budżetować i weryfikować. Nie wystarczy zrobić budżet i już. Odłożyć go na bok i zapomnieć. Co miesiąc, co kwartał, co pół roku trzeba sprawdzać, gdzie jesteśmy z naszymi finansami. Budżet umożliwi stawianie sobie i pracownikom ram i granic w jakich można się poruszać w obrębie finansów tak aby generować zysk.
