1 stycznia 2018 roku wejdą w życie nowe rozporządzenia dotyczące kas rejestrujących obrót w sklepach i punktach usługowych, wprowadzenia e-paragonów i zasad archiwizacji dokumentów fiskalnych. Zmiany te wpłyną bezpośrednio na przedsiębiorstwa handlowe – już teraz warto się do nich przygotować.
Zapowiadana reforma systemu kas fiskalnych ma wprowadzić możliwość emisji dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w dwóch formatach – papierowej i elektronicznej oraz umożliwić ich przesyłanie do Centralnego Rejestru Paragonów (repozytorium) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Zmianie ulegną również obowiązujące przepisy dotyczące przechowywania kopii paragonów fiskalnych – ich archiwizacja będzie możliwa jedynie w postaci elektronicznej. Co to w praktyce oznacza? Od momentu wejścia w życie nowych rozporządzeń kasy fiskalne, poza drukowaniem paragonów w formie papierowej, będą emitować jednocześnie dokument elektroniczny lub rejestrować sprzedaż jedynie elektronicznie. Planowane zmiany zapewnią sprawną kontrolę transakcji sprzedaży, zwiększając transparentność w tej sferze gospodarki. Jednak e-paragon to także duże ułatwienie dla firm świadczących usługi przez Internet – będę one mogły przesyłać Klientom elektroniczny dokument, rezygnując z papierowej wersji. W przypadku kupujących za gotówkę w punktach stacjonarnych wystarczy, że nabywca poda swój adres e-mail lub nr telefonu, a paragon z kasy zostanie przesłany na podany przez niego adres. Dla klientów korzystających z programów lojalnościowych – sytuacja będzie jeszcze łatwiejsza. Nowe rozporządzenia mają zwiększyć akceptację płatności bezgotówkowych, a także umożliwić konsumentom łatwy dostęp do paragonów elektronicznych.
Dodatkowa korzyść posługiwania się e-paragonami to ułatwienie ewentualnych postępowań reklamacyjnych, w szczególności w odniesieniu do towarów objętych długim okresem gwarancyjnym. Archiwizacja papierowych wersji dokumentów fiskalnych to spory kłopot, przekonał się o tym każdy, kto choć raz bezskutecznie szukał potwierdzenia sprzedaży. Ponadto nawet najlepiej przechowywane kopie paragonów z czasem blakną i stają się nieczytelne. Cyfryzacja dokumentów w 100% rozwiąże ten problem.
Wdrożenie nowych regulacji nie stanie się z dnia na dzień… Jednak wprowadzenie paragonów elektronicznych oraz nałożenie obowiązku archiwizacji kopii dokumentów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej to zmiany, które będą miały bezpośredni wpływ na działalność firm prowadzących sprzedaż. Warto już teraz przygotować się do nowych rozporządzeń i nie czekać z tym do ostatniej chwili!
