Czas na przedświąteczne porządki. Bierzemy się za firmowe faktury. Czas przejrzeć, z którymi będzie można się już niebawem pożegnać a które należy uporządkować, aby w nienaruszonym stanie przetrwały 5 lat. Jak je bezpiecznie przechowywać?
Każdy przedsiębiorca nie tylko powinien, ale zgodnie z przepisami prawa musi, przechowywać faktury przez okres 5 lat. Czas ten jest liczony od końca roku kalendarzowego w którym dokument został wystawiony. Oznacza to, że fakturę z dnia np. 05.01.2018 należy bezpiecznie trzymać do 31.12.2023 roku. W ustawie nie jest określone jak to robić. Przyjmuje się więc, że przechowywanie tego rodzaju dokumentów powinno odbywać się przy wykorzystaniu jednej z dwóch dopuszczalnych form wskazanych w ustawowej definicji faktury – czyli papierowej lub elektronicznej. Jedyne o czym musi pamiętać podatnik to, że w każdym przypadku powinna zostać zapewniona autentyczność jej pochodzenia, integralność treści i czytelność.
Faktury papierowe zazwyczaj są trzymane w teczkach, segregatorach. Pamiętajmy jednak, że czynniki losowe mogą wpłynąć na ich zniszczenie. Poza tym taka forma przechowywania przez długi okres czasu oznacza często dodatkowy, niepotrzebny wydatek. Koszty te łatwo zredukujemy przy użyciu nowoczesnych rozwiązań chmurowych
Faktury elektroniczne i zeskanowane wersje papierowe można przechowywać w wymaganym przez prawo okresie w tzw. chmurze. Takie elektroniczne archiwum to także obecnie najbezpieczniejsza opcja. Bezpieczeństwo takiego rozwiązania jest dwupoziomowe – dotyczy zarówno dostępu do dokumentów jak i umiejscowienia archiwum wraz z backupem, który daje gwarancję, że dokumenty nigdy nie będą utracone. Na korzyść elektronicznego archiwum przemawia na pewno też łatwość dostępu do faktur. W razie kontroli skarbowej potrzebny dokument można przedstawić niemal „od ręki”.
Tego typu rozwiązania znajdziesz na naszej partnerskiej platformie www.ebi24.pl W podstawowym pakiecie (35 zł/miesiąc) poza bieżącą obsługą dokumentów i faktur jest też możliwość przeniesienia aktualnie nieużywanej dokumentacji do archiwum. To co zostanie tam umiejscowione jest w pełni zabezpieczone – bez możliwości np. zmiany w treści. Można za to w każdej chwili wydrukować, eksportować do potrzebnego pliku (pdf, Excel, programy księgowe) oraz z powrotem przenosić do przestrzeni roboczej w sekcji „Dokumenty”.
Jak łatwe w obsłudze jest elektroniczne archiwum przekonasz się na naszym tutorialu .
