Panująca pandemia koronawirusa niewątpliwie mocno utrudnia codzienne funkcjonowanie – nie tylko w zakresie prywatnego życia ale także, a może nawet w większym stopniu, zawodowego. Brak możliwości bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami czy firmowymi partnerami oznacza, że całą koncepcję prowadzenia biznesu trzeba było przeorganizować. Praca zdalna – w większości przypadków tak. Ale i obsługa finansów – teraz to, zdecydowanie tak. Jakich narzędzi użyć, gdy nie ma możliwości spotkania z księgową?
Przed atakiem koronawirusa
E-faktury to już dla większości przedsiębiorców była codzienność. Zdarzało się jednak zbierać „zwykłe”, papierowe faktury i na koniec miesiąca rozliczeniowego zbierać wszystko aby przekazać do biura rachunkowego. Owszem, czasami był problem by odszukać taki dokument… Losowe przypadki, zagubienia, nie było ich w tym miejscu co zawsze… Oznaczało to potencjalny problem i dla przedsiębiorcy, i dla księgowych. Poza tym, wielu właścicieli firm starym zwyczajem wolało osobiście wszystko przekazywać księgowym lub za pomocą kuriera czy listem poleconym. Owszem, były też maile – tylko, że taką fakturę docelowo też trzeba było wydrukować i ją zarchiwizować w kolejnym segregatorze. Tylko, po co? Już wtedy namawialiśmy do korzystania z e-narzędzi, które ułatwiają organizację tej płaszczyzny działalności firmy.
W czasie pandemii
Współpraca z biurem rachunkowym opiera się na działalności on-line. Wynika z obostrzeń odgórnych ale także z poczucia własnego i innych bezpieczeństwa. Nie narażamy siebie, ani innych na potencjalne zagrożenie. Nie potrzebujemy już więc osobistych spotkań czy wypraw na pocztę lub umawiania kuriera aby księgowi mogli zając się firmowymi finansami. Niezbędne są narzędzia, dzięki którym biuro rachunkowe ma dostęp do dokumentów finansowych. W czasach pracy zdalnej to duża korzyść dla obu stron. Dla przedsiębiorcy – nie musi pamiętać o terminach rozliczeniowych. Wystarczy, że każda faktura znajdzie się w systemie. Dla upoważnionego księgowego – na swoim home office, zdalnie o każdej porze może zająć się przygotowaniem rozliczenia finansowego dla klienta. Pojawia się wątpliwość (wynikająca zapewne ze zwyczajów pracy sprzed zarazy) – przecież faktury można wysłać mailem. Tylko, że taki dokument także trzeba będzie wydrukować i włożyć do odpowiedniego segregatora. Nie wiadomo jak długo potrwa sytuacja związana z epidemią. Gdzie więc pracownicy biur księgowych mają przetrzymywać dokumenty finansowe? W przypadku korzystania z takich platform jak choćby Ebi 24 – ten problem nie istnieje. Wszystko gromadzone jest i archiwizowane w bezpiecznej chmurze. Dostęp do niej mają tylko upoważnione osoby. Poziom jej zabezpieczenia porównywany jest z ochroną systemów bankowych. „Sięgnąć” po odpowiedni dokument można w dowolnym czasie – co przy pracy typu home office ma niebagatelne znaczenie.
Po epidemii
Kiedy panowanie koronawirusa się skończy – miejmy nadzieję, że jak najszybciej – wiele nawyków pozostanie z nami. Które? Naszym zdaniem, te pozwalające na szybsze i łatwiejsze korzystanie z dobrodziejstw technologii. Obecnie musimy je poznać i wdrożyć. Ale gdy okaże się, że korzystanie z nich jest łatwe, szybkie i relatywnie tańsze – trudno będzie się z nimi rozstać. I nie będzie już takiej potrzeby.
Co jeszcze pozostanie z nami z ery koronawirusa?
