Czy można kierować firmą całkowicie zdalnie, tylko za pomocą smartfona? W 100% raczej nie. Jednak telefon – jako centrum zarządzania – może się znakomicie sprawdzić. Ważne, by posiadał wgraną aplikację, umożliwiającą elektroniczny obieg dokumentów, przesyłanie faktur czy podpisywanie umów.
Szef w firmie powinien się pojawiać. Nie wszystko bowiem jest możliwe do zrealizowania w formie zdalnej. Spotkania wewnętrzne czy omawianie bieżących kwestii lepiej jest przeprowadzać osobiście. Jednak wszelkie sprawy związane z dokumentacją, bieżącą i archiwalną, finalizacją umów jak i współpracą z księgowością można już nadzorować zdalnie. Pomocna będzie tu wgrana aplikacja – intuicyjna i zawierająca niezbędne narzędzia. Gwarantuje to sprawny proces zarządzania „na odległość” sprawami biurowymi.
Dokument „od ręki”
W zapomnienie odchodzą już segregatory pełne archiwalnych czy bieżących dokumentów. Po co gromadzić je na kolejnych półkach, jeśli wszystko można ukryć w chmurze i mieć do nich natychmiastowy dostęp? Taką możliwość oferuje właśnie EBI 24. Każdy dokument można wtedy zeskanować i bezpiecznie przechowywać z możliwością dostępu z każdego miejsca na świecie – jedynym warunkiem jest połączenie z internetem. Plusów „elektronicznego biura” jest wiele, począwszy od tego, że zwalnia nam się fizyczne miejsce. Dokumenty łatwiej znaleźć, ryzyko zaginięcia lub uszkodzenia jest znacznie mniejsze. Są one bezpieczne i jeszcze na dodatek możemy monitorować kto, np. który nasz pracownik, ma dostęp do konkretnych dokumentów w konkretnym czasie – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI 24.
Faktura – nie problem
Przedsiębiorca o fakturach musi pamiętać. Tu również z pomocą przychodzi EBI 24. Korzystając z platformy, wystawca wie, czy faktura dotarła, otrzymuje bowiem potwierdzenie odbioru. Jeśli jest taka potrzeba, może łatwo i szybko wystawić fakturę korygującą. Jej odbiór i zatwierdzenie to kwestia zaledwie kilku chwil – tyle ile dociera mail do odbiorcy. Jeśli faktura nie została zapłacona w terminie, system też o tym poinformuje. Wszystko co się wiąże z obrotem pieniądzem musi być też bardzo bezpieczne. I o to też zadbali twórcy aplikacji. Potwierdzenie odbioru i szyfrowane przesyłanie faktur to aspekt, o który bardzo dbamy. Funkcjonalności bezpieczeństwa są niezwykle przydatne, zwłaszcza gdy myślimy o ochronie danych osobowych. W świetle RODO, wysyłanie faktur mailem nie jest rozwiązaniem wystarczająco bezpiecznym – zwraca uwagę Jacek Bartnik. Istotne jest też, że każdy dokument finansowy można od razu przesłać do księgowości. Ryzyko zaginięcia faktury zostaje tym samym zminimalizowane do zera.
Podpis na już
Długie finalizowanie umowy z kontrahentem często wiąże się z koniecznością uzyskania wiążących podpisów. Dokument w formie papierowej trafia „z rąk do rąk”. A gdyby tak przyśpieszyć ten proces? Umowę można przesłać za pomocą systemu EBI 24. Kontrahent dostaje ją od razu na smartfona czy tablet i po zapoznaniu się z treścią, może ją od razu zaakceptować za pomocą popularnego rysika. Podpisane i przesłane przez internet umowy są uznawane jako ważne przez polskie urzędy i sądy zawsze wtedy, gdy nie jest wprost wymagana forma pisemna dokumentu (np. akty notarialne lub dokumenty z zakresu administracji publicznej). I co ważne – w przypadku systemu EBI 24 otrzymujemy także potwierdzenie skutecznego dostarczenia dokumentu do odbiorcy – co często jest bardzo istotnym elementem umowy.
