Dynamiczne zmiany w biznesie, rozwój rynku usług księgowych związane są z szybkim rozwojem technologii informatycznych. Z jednej strony, powszechne jest korzystanie z komputerowych systemów finansowo – księgowych. Z drugiej jednak, wiele czynności trzeba wykonywać w nich ręcznie. Generuje to czas i ryzyko popełnienia błędu przy wprowadzaniu danych. Jakie jest rozwiązanie tego problemu? Automatyzacja pracy osób z księgowości dzięki zastosowaniu OCR. Co to jest i jakie przynosi korzyści?
Co to jest OCR? To skrót z języka angielskiego – optical character recognition, czyli system do optycznego rozpoznawania znaków. Jego zadaniem jest rozpoznanie tekstu z zeskanowanego dokumentu lub zdjęcia, co jest możliwe dzięki zastosowaniu metod z dziedziny rozpoznawania wzorców (zaliczanej do sztucznej inteligencji). Skanowanie faktur OCR polega na odczytaniu odpowiednich elementów faktury, takich jak:
- dane kontrahenta,
- nr faktury,
- daty wystawienia,
- terminu płatności,
- stawki VAT,
- kwoty netto, VAT i brutto.
Oznacza to, że zamiast żmudnej pracy związanej z dokładnym wprowadzaniem wszystkich danych, księgowy jedynie dokładnie sprawdza dokument i jednym kliknięciem importuje go dalej do programu księgowego.
Jak działa OCR?
W przypadku jeśli faktura występuje w formie papierowej, skanowanie może się odbyć na 2 sposoby. Czynnością tą mogą zająć się zajmują się pracownicy biura rachunkowego lub też – klienci sami skanują faktury za pomocą skanera i przesyłają drogą elektroniczną gotowe już pliki. Rozwiązaniem, które idzie krok dalej jest skanowanie faktur za pomocą smartfonu i przesyłanie ich do odpowiedniego folderu zintegrowanego z systemem księgowym. Taką możliwość daje korzystanie z platformy Ebi 24. Wystarczy zrobić zdjęcie płatności i przesłać ją na odpowiedni adres w systemie. Księgowi mający także do niej dostęp, zczytują dokument i księgują. Dlaczego ta opcja jest korzystna w przypadku OCR? Zazwyczaj aplikacje do skanowania, również aparaty w telefonach, automatycznie poprawiają ostrość i jakość zdjęcia. Dzięki temu OCR działa znacznie skuteczniej.
Co daje OCR?
Dlaczego zatem system OCR tak się sprawdza w przypadku przetwarzania dokumentów finansowych?
- Oszczędności finansowe – nie ma potrzeby drukowania faktur, co się przekłada na mniejsze wydatki; nie wliczamy tu już kosztów zużycia drukarki, tonera, papieru
- Oszczędność miejsca – nie ma potrzeby organizowania dodatkowej przestrzeni na nadsyłane dokumenty; całość dostępna jest w bezpiecznej, wirtualnej chmurze z dostępem dla upoważnionych osób 24/7
- Czas – ręczne wprowadzanie danych z faktury jest procesem żmudnym i czasochłonnym, system OCR „załatwia” to za pracownika – zyskane cenne minuty przekładają na większą ilość obsłużonych klientów
- Jakość pracy – OCR nie powoduje dyskomfortu związanego z ręcznym przenoszeniem informacji oraz zdecydowanie zmniejsza obciążenie związane z ryzykiem błędu przy odręcznym wprowadzenia zapisu.
