Faktura elektroniczna to zdecydowanie duże ułatwienie dla przedsiębiorców. Korzystając z programów online można szybko i sprawnie przygotować taki dokument i od razu przesłać go do klienta. Co ważne można go dalej także monitorować i w razie konieczności szybo reagować.
Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług, a jej posiadanie warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego. Aby dowiedzieć się jakie elementy musi zawierać należy sięgnąć po przepisy określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim dokument ten musi zawierać:
- datę wystawienia faktury
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
- stawkę podatku
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- kwotę należności ogółem.
Online konta tradycja
Wystawienie faktury w formie papierowej wiąże się, niestety, z poświęceniem sporej ilości czasu. W grę wchodzi także ryzyko popełnienia błędu. Każdy element, który się na niej znajdzie musi być poprawnie wprowadzony. Niczego, zgodnie z wymogami ustawy, nie można pominąć. Do tego dochodzi czas poświęcony na wyliczenia i ich sprawdzanie.
Rozwiązaniem na takie bolączki dnia codziennego przedsiębiorcy stała się tzw. e-faktura VAT. Jest to po prostu dokument finansowy wystawiony oraz przekazany klientowi w formacie elektronicznym. Każda faktura VAT online podobnie, jak jej papierowy odpowiednik, musi spełniać kryteria autentyczności, integralności oraz czytelności.
Mimo tego, że faktury VAT online są powszechne w obrocie, każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na ich wystawianie powinien uzyskać zgodę klienta na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Przepisy ustawy nie wskazują, w jakiej formie ma być dokonana akceptacja e-faktury przez odbiorcę. W związku z tym taka akceptacja może być w formie pisemnej, a także elektronicznej. Można również domniemać, że kontrahent wyraził zgodę, dopóki nie wyrazi sprzeciwu otrzymywania e-faktur. Tym samym, jeśli nabywca opłaci należność wynikającą z e-faktury, jest to równoznaczne z jej akceptacją.
Ogromną zaletą e-faktur jest fakt, że są wystawiane w przysłowiową minutę. Ryzyko popełnienia błędu jest także ograniczone do minimum. Za pomocą aplikacji można taki dokument wystawić o każdej porze – z komputera, laptopa, smartfona czy tableta, będąc w dowolnym miejscu z podłączeniem do Internetu.
Fakturowanie online
Aplikacją, która oferuje m.in. takie narzędzie jest Ebi 24. Jest to system łączący w sobie wszystkie niezbędne funkcje do obsługi faktur. Pozwala na zautomatyzowanie i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów zarówno przychodowych, jak i kosztowych. Daje możliwość wystawiania faktur z użyciem zapisanych danych odbiorców lub przy wykorzystaniu integracji z zewnętrznymi źródłami danych o kontrahentach (CeiDG).
Dostarczanie faktur jest niezwykle proste, a przede wszystkim daje pełną kontrolę oraz informację o statusie dokumentu (wysłana, odebrana, zaakceptowana). Przydatną funkcją jest obsługa faktur korygujących. Pozwala ona na usprawnienie procesu wystawiania i wysyłki oraz jej potwierdzenia bez konieczności przesyłania jakichkolwiek dokumentów pocztą.
Obsługa faktur kosztowych w systemie Ebi 24 również jest prosta i intuicyjna. Wprowadzanie, skanowanie, opisywanie i zatwierdzanie kosztów jest szybkie i proste System za pomocą funkcji rozpoznawania tekstu (OCR), potrafi pobierać dane ze skanu faktury dane kontrahenta, NIP, kwotę, stawkę VAT i przypisać do danego konta w systemie. W prosty sposób daje to możliwość skatalogowania i przesłania dokumentu do właściwych osób, działów.
Dodatkowo na platformie można szybko wprowadzić i delegować faktury kosztowe, choćby przez zrobienie zdjęcia dokumentu na stacji benzynowej zaraz po jego odebraniu i rozpoczęcie tym samym procedury jego księgowania lub innych procesów firmowych.
Każda faktura może być opisywana, zatwierdzana i akceptowana w dowolnym czasie i przez dowolne osoby/ działy. Ponadto Ebi 24 daje możliwość pełnej integracji z najpopularniejszymi systemami księgowo finansowymi, usprawniając przepływ dokumentów pomiędzy nimi i eliminując potrzebę manualnego przepisywania danych.
