Obawiamy się tego czego nie znamy. Nie inaczej rzecz się ma z nowymi rozwiązaniami w obszarze księgowości elektronicznej. Pomimo niewątpliwych zalet systemów do wymiany dokumentów i elektronicznej ich archiwizacji, wdrażanie tych rozwiązań w małych oraz średnich firmach napotyka na opór ze strony tych, którym mogą one najbardziej ułatwić pracę.
Zmiana zawsze jest związana z czymś nieznanym, niedoświadczonym, co może wytrącić nas ze stanu względnego bezpieczeństwa i wymusić na nas modyfikację dotychczasowych nawyków. Odnosi się to również do naszych przyzwyczajeń w stylu pracy, stąd największe opory przed wdrożeniem systemu księgowości elektronicznej napotykamy najczęściej w dziale księgowym.
– Wyobraźmy sobie księgową z wieloletnim stażem, która do tej pory otrzymywała dokumenty w formie papierowej, a następnie przepisywania z nich informacje do swoich arkuszy i tabelek. Pewnego dnia mówimy jej, że dokumenty w formie papierowej nie będą już potrzebne, dlatego że firma przechodzi na zintegrowany system umożliwiający obieg dokumentów oraz automatyczne zarządzanie nimi. Wyjaśnijmy, że pozostała jej jedynie dekretacja dowodów, a następnie kliknięcie „wyślij do systemu” typu Optimia, Symfonia czy innego, a dokument zostanie odpowiednio zaksięgowany. I na tym koniec… Dla księgowej jest to duża zmiana mentalna, bo wpływamy na cały jej system pracy. Z tego powodu wdrożenie systemu bywa trudne, jednak po 1-2 miesiącach pracy z nim, nikt już nie wyobraża sobie powrotu do starej wersji, tylko wszyscy są szczęśliwi, że mogą korzystać z rozwiązania, dzięki któremu ich praca jest dużo sprawniejsza. – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający systemu EBI24.
Rozwojowi e-faktur i e-paragonów sprzyja legislacja, więc przed światem cyfrowym nie uciekniemy, dlatego warto już teraz pomyśleć o zmianach, które ułatwią nam w nim działanie.
„To, czego boimy się najbardziej, jest przeważnie tym, co właśnie powinniśmy zrobić”.
– Ralph Waldo Emerson
