Księgowość w firmie jest jednym z tych procesów, który łatwo i bezpiecznie można zautomatyzować. Programów, które z powodzeniem zastąpią biuro rachunkowe, jest na rynku coraz więcej. Przedsiębiorcy często nie pytają już, CZY zaufać programowi do księgowości, ale JAK wybrać ten, który sprawdzi się najlepiej i który zapewni nam najbardziej wszechstronne zastosowania
Odpowiedź na to pytanie wcale nie musi być trudna, jeśli poświęcisz trochę czasu na przygotowanie się do poszukiwania programu. Przede wszystkim zastanów się, jakie funkcje są ci potrzebne, to znaczy: co dokładnie chcesz za pomocą takiego programu robić i z jakimi innym oprogramowaniem program ten powinien współpracować. Choć to wydaje się banalne, spróbuj być bardzo szczegółowy.
Weźmy dla przykładu najbardziej podstawową funkcję każdego programu księgowego, czyli obsługę faktur. Zastanów się, co się z tym łączy. Na przykład, czy program ma rozpoznawać dane ze skanów faktur (ze zdjęcia) i wprowadzać je do systemu, czy ma mieć możliwość podpięcia do wysyłanej faktury linku do bezpośredniej płatności albo czy ma łączyć się z zewnętrznymi bazami, takimi jak CEIDG, by pobierać dane kontrahentów. To tylko przykłady pytań, które pomogą ci skonkretyzować, czego oczekujesz od programu.
Nie rezygnuj z uporządkowania swoich oczekiwań, nawet jeśli uważasz, że jest to trudne do zrobienia, gdy nie nie wiesz, co taki program „może“, a czego „nie może“. Jeśli zupełnie nie masz pomysłu, jak się do tego zabrać, mamy kilka wskazówek, na co powinni zwrócić uwagę właściciele niewielkich firm i jakie pytania sobie zadać.
- Czy program odciąży mnie przy obliczaniu zaliczek na poczet podatku dochodowego oraz VAT? Istotne jest, by robił to automatycznie.
- Czy ma możliwość wysyłania deklaracji do urzędu skarbowego drogą elektroniczną? W zależności od formy działalności, jaką prowadzisz, ważne będzie dla ciebie np.: czy program ma możliwość generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) wymaganego przy wysłaniu deklaracji VAT. Inną ważną funkcją jest wysłanie deklaracji PIT oraz ewentualnych korekt.
- Czy program ma możliwość rozliczania różnych kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej? Na przykład kosztów związanych z samochodami.
- Jakiego rodzaju dokumenty program obsługuje? Chodzi tu o różnego rodzaju umowy, rachunki, a także o możliwość wprowadzania do systemu własnych wzorów dokumentów używanych w twojej firmie.
- Jakie są możliwości rozbudowy programu? Warto sprawdzić, jakie moduły oferuje dostawca i zastanowić się, co może być ci potrzebne w związku z rozwojem firmy. Dokupowaniem modułów, czy nowych funkcjonalności u tego samego dostawcy, to zdecydowanie większa szansa, że program będzie dział bez zastrzeżeń.
- Czy dostawca oferuje wsparcie specjalistów? W praktyce chodzi o to, czy będziesz miał możliwość konsultacji z kompetentną osobą w razie wątpliwości, jak np. rozliczyć delegację albo zakup na raty. Warto sprawdzić, czy taka usługa jest wliczona w cenę miesięcznego abonamentu i na jakich zasadach, czy jest dodatkowo płatna, w jakiej formie się odbywa (np. e-mail, telefonicznie). Istotna jest również dostępność wsparcia technicznego.
- Czy dostawca zapewnia bezpieczeństwo moich danych i możliwości archiwizowania? Dokumentację dotycząca firmy musisz bowiem przechowywać przez co najmniej 5 lat.
- Jakie statystyki i podsumowania generuje program? Warto się zastanowić, jak chcesz monitorować rozwój firmy i jakich danych w związku z tym potrzebujesz.
Gdy to wszystko już wiesz, skorzystaj z darmowych okresów próbnych lub wersji demo oferowanych przez dostawców programów. To da ci możliwość sprawdzenia, w jakim stopniu program odpowiada twoim konkretnym potrzebom. Przekonasz się, czy oferuje być może bardzo użyteczne dla ciebie funkcje, które nie przyszły ci do głowy. I wreszcie zobaczysz, czy obsługa programu jest dla ciebie łatwa i intuicyjna i czy odpowiada ci wygląd np. wielkość liter. Te cechy nie są wcale błahe, bo będziesz z tego programu korzystać codziennie.
Do wyboru programu obsługującego księgowość przygotuj się tak dokładnie, jak do wyboru samochodu, bo również jest coś, co będzie ci służyć przez wiele lat. Zmiana programu, z którą przecież będzie łączyć się przenoszenie wszystkich twoich danych i dokumentów, może być czasochłonna i niewygodna. Przemyślany wybór może ci tego oszczędzić.
Przykładowe interfejsy programów księgowych:
